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Qué hacer y qué no si eres el ponente en un evento

Adoro aprender. Por eso, suelo asistir a actos múltiples donde grandes profesionales nos enseñan no solo lo que exponen sino también cómo lo hacen.

asombro monstruosoMe ha ocurrido en ocasiones que he salido encantada de escuchar la ponencia de una determinada persona y, al llegar a casa, me he encontrado con que, en realidad, tampoco ha dicho nada que no supiera. Sin embargo, el cómo lo ha hecho, sus expresiones, los argumentos utilizados, etc., han sido tan potentes que los asistentes nos hemos quedado boquiabiertos. Y, a veces, ha ocurrido lo contrario: unos estupendos contenidos se han perdido porque el orador no los ha sabido comunicar. Más raro es que no exista ni lo uno ni lo otro.

No estoy priorizando el continente sobre el contenido: ambos deben ir de la mano.

Hace unos días estuve en un evento de marketing, cuyo nombre no mencionaré, que contaba con unos ponentes a priori de los que podría aprender mucho. Eran directivos y gerentes de grandes compañías, o por volumen o por empleados o por prestigio o por todo ello a la vez. Como me suele ocurrir, me encontré allí con amigos que conocía de otras ocasiones, nos sentamos juntos y nos dispusimos a no perdernos un ripio.

La apertura de la jornada estuvo pasable, con el ponente de pie pero sin hablar con nosotros, sino para nosotros. Luego la cosa empeoró.

Los siguientes, salvo dos honrosas excepciones, se sentaron tras una mesa. Así pusieron una barrera entre nosotros y ellos que resultó insalvable. Nuestro papel fue el de alumnos. Lo malo es enfrente teníamos a esos profesores que parece que odian su asignatura. ¿Dónde estaba la pasión y el entusiasmo contagioso? Detrás de la mesa, sin duda.

alumnos

Uno a uno fueron pasando, con estadísticas mil, otros mil gráficos de área, de barras, de quesitos, lineales, uff. Llegó un momento en que la saturación era tal, que dejamos de prestar atención. Móviles y tabletas para mirar correos, murmullos de conversaciones y mucho bostezo acompañaron los discursos, porque eso es lo que eran. Luego abandonos del lugar. Imagino que no es nada divertido ver cómo el público se te escapa de las manos y pasa de lo que dices… pero es que ellos tampoco eran divertidos precisamente.

Todo era tan serio tan serio tan serio que solo un ponente se permitió meter un vídeo. Resultó tan rompedor en medio del tono gris general, que lo agradecimos horrores… pero luego se diluyó en la atonía ambiental.

cerebro que se va

La verdad es que cuando conseguías conectar, captabas que la mayoría de los contenidos eran interesantes, aunque había alguno que ni eso. Sin embargo, no era posible mantener la atención durante mucho tiempo. Y lo lógico, en el turno de preguntas, ninguna.

Nos encontramos con personas que sabían mucho pero que eran pésimos a la hora de comunicar sus conocimientos. En un primer momento, achacamos esas carencias a la seriedad que parecía dominar todo. Mas no, nos dimos cuenta de que habíamos asistido a otros eventos tanto o más serios que el actual y fueron mil veces más llevaderos.

Porque, señoras y señores, importante lección: que el acto sea sesudo no significa que sea aburrido.

Me daban cierta pena por empatía, porque yo había estado en el lugar de ellos hacía poco. Aunque he impartido clases en la universidad en algún curso de especialización, hasta finales de octubre no tuve la oportunidad de ser yo la ponente. Algo que me preocupaba era saber comunicar muy bien y muy claro lo que quería, dejar algunas ideas básicas que se grabaran en la mente de las personas que iban a escucharme, durante la media hora que tenía de tiempo, y ver caras de interés y no bostezos.

Portada ponencia

Con estos objetivos y con una semana de plazo, creé desde cero la presentación y el resto del tiempo lo dediqué a ensayar, ensayar y ensayar, una o dos horas al día. Hablé con pesonas que ya eran veteranas en estas lides, y con alguna que había hecho teatro y monólogos. Expuse ante amigos y familia. Para mí era importante porque no es lo mismo dar clase que estar ante un auditorio: la situación es diferente y la actitud de las personas que tienes ante ti, también.

La presentación locutada (no la pude grabar en directo como era mi intención) y resumida la tenéis colgada en este blog pero solo los contenidos tienen que ver con lo que ocurrió allí. Esto es lo que aprendí:

  • Lo primero, haz una presentación con contenido que no tiene por qué estar reflejado en las diapositivas. Que estas den pie o resuman, no que lo incluyan todo.

  • No leas la presentación. Tu auditorio tiene ojos y lo está viendo. Por eso, aquí también, una imagen vale más que mil palabras; si es en vídeo, gusta más; y si es divertido, ni te cuento.

  • Piensa en lo que te gustaría escuchar a ti. Ponte en la piel de las personas que van a ser tu público y adapta el contenido y la forma de comunicarlo a ellos.

  • Empieza con una anécdota personal que tenga que ver con lo que vas a decir o con tu presencia en el evento. Esto te aportará cercanía.

  • No estés tras una mesa o un atril. En la medida de lo posible, paséate por el escenario, gesticula y muestra pasión por lo que estás haciendo; conectarás con más facilidad y manejarás mejor los nervios iniciales.

el nerviosismo del ponente

  • Las personas que tienes delante son inteligentes y les gusta interactuar contigo. Pregunta y haz que intervengan en la presentación. Evitarás que se aburran al hacer cambios en el ritmo.

  • Que tu ponencia tenga una estructura muy clara y precisa. Termina resumiendo en cuatro o cinco puntos máximo lo más importante de ella para que esas ideas se les queden en la cabeza.

  • Pon ejemplos de cada cosa que pueda resultar confusa y mete, de vez en cuando, alguna anécdota graciosa, que, de nuevo, rompa el ritmo.

  • Y, lo más importante, disfruta. Si tú lo haces, ellos lo harán.

¿Qué os parece? ¿Añadiríais algún otro punto? ¿Cuál es vuestra experiencia como ponentes o como público?

Protocolo: más que normas

Dos eventos han marcado mi agenda en los últimos cinco días: Eats&Twitts  (@eatsandtwitts) y PinkSlipParty (#pinkslipparty). Es curioso porque en ambos he tenido una experiencia similar: alguien se ha interesado por el servicio de Protocolo que ofrezco como freelance. Por regla general, en los networkings a los que acudo, suele llamar más la atención la parte de comunicadora o de community manager. Por eso, que dos personas diferentes, que no se conocen entre sí, me hayan preguntado por ello, constituye para mí una grata sorpresa.

Logos de PinkSlipParty y de Eats and TwittsEn el primer evento, que dirige con gran profesionalidad el entrañable Antonio Domingo (@antoniodomingo), Daniel Díez (@danieldiez) quería saber qué más era el Protocolo, a parte de cómo sentarse a la mesa o de las ceremonias institucionales. Para mí, le vine a responder, es una disciplina que trata de propiciar las condiciones correctas para que las relaciones interpersonales fluyan con facilidad. Y subrayo que estamos hablando de personas, no de instituciones, empresas o negocios.

Cuando nos relacionamos, se crean unas reglas inherentes que incluyen una serie de parámetros, dependiendo del tipo de relación. En general, el respeto hacia el otro es uno de ellos, lo que llamamos educación. Puede establecerse entre dos amigos, con la pareja, con los hijos,… las posibilidades son muchas.

Sin embargo, hay ámbitos en los que se precisa que estas reglas se acuerden con anticipación para el correcto cumplimiento de los objetivos que se hayan fijado. No solo son normas de cortesía, sino que regulan todos y cada uno de los aspectos que integran la relación que se quiera establecer, sea en el marco de un congreso, un networking, las redes sociales, o cualquier otro acto o evento.

Y no solo se refleja en el momento justo en que se establece dicha relación sino que también comprende todos los elementos que hay a su alrededor: desde la temperatura de la sala, la forma de la mesa, la comodidad de las sillas, el lugar que ocupa cada asistente, la luminosidad, la decoración, etc. Va más allá de la imagen que se quiere ofrecer pues nadie duda que las condiciones que rodean ese momento, influyen en su éxito o fracaso.

Pongamos un ejemplo. Estamos preparando una sala para que se produzca una negociación, digamos, entre la dirección de una compañía y los representantes sindicales de esta. Si disponemos una mesa en forma rectangular sin que nadie ocupe los extremos, podemos estar dando una imagen de enfrentamiento que dificultaría a priori la consecución del objetivo. Además, podemos poner la calefacción a toda potencia o bien el aire acondicionado, por lo que estaríamos haciendo que ambas partes se sientan a disgusto. Resultado: se levantarán lo antes posible sin haber llegado a un acuerdo.

Mesa rectangular con asientos enfrentadosAhora digamos que se ha pedido que haya un mediador que ayude a empresa y representantes sindicales a alcanzar un consenso. La mesa rectangular u otra en forma de “U” estarían bien porque esta persona o personas podrían sentarse en uno de los extremos, o en el centro si es en forma de “U”, para escuchar a las dos partes en conflicto. Si además la temperatura es la adecuada, las sillas son cómodas, tienen agua a mano, se les brinda un café, té o similar, etc., ¿cuál creéis que podrá ser el resultado?

Mesa enforma de "U"

Otro ejemplo. A la inauguración de FITUR, la Feria de Turismo que se celebra a primeros de año en IFEMA, suele acudir alguien de la Familia Real. A parte de la representación internacional, están presentes las diferentes comunidades autónomas españolas. Los Reyes o los Príncipes no tienen tiempo material para visitarlas todas, lo que puede, en un momento determinado, herir sensibilidades. ¿Cómo se ha solucionado este inconveniente?

A parte del stand de España, ineludible, y de los de Madrid (Comunidad y Ayuntamiento) porque son los anfitriones de la Feria, Casa Real tiene un listado anual con los que se visitan cada año. Así, si hay dieciséis autonomías más (Ceuta y Melilla están integradas en Andalucía) y da tiempo a visitar siete, al año siguiente lo normal es que dichas siete no estén en el recorrido y se dé paso a otras siete. De esta forma, se consigue no ofender a nadie.

Pabellón de Andalucía - Santi Burgos -  FITUR 2012 - IFEMA

Fotografía de Santi Burgos – FITUR 2012 – IFEMA

El orden de las banderas, que está establecido por ley, el lugar que ocupa cada uno en una mesa de presidencia, el orden de entrada o de intervención en un evento, la duración de un discurso respecto a otros, la seguridad, los puntos de foto,… como veis es un mundo apasionante y que, en muchos casos, requiere de gran capacidad de negociación para contentar a todas las partes y también mucha organización.

En la última PinkSlipParty, que organizan el gran Paco Tamayo  (y no solo por su estatura, que también) (@pacotamayoav) y la encantadora Graciela Pardo (@gracielapardo), a quien tuve el gusto de conocer el lunes pasado, fue una mujer, Nancy Ramudo, la que se interesó por el Protocolo. A ella no tuve que convencerla de sus bondades; me preguntó directamente dónde podía estudiarlo porque era un tema que le atraía mucho.

Por si a alguien más le interesa, la Universidad Camilo José Cela imparte el grado en Protocolo desde el año pasado (curso 2010-2011). Además la Escuela Internacional de Protocolo, que tiene sede en diferentes comunidades autónomas, también imparte cursos muy interesantes y vienen muy bien indicados los diferentes estudios que se ofrecen, por ejemplo, en centros universitarios. Si queréis informaros o formaros en este mundillo, es una página imprescindible. Igual que la Revista Protocolo.

Os dejo con un texto cuanto menos sorprendente. Como sabéis, Leonardo Da Vinci era un hombre polifacético. Entre sus muchas habilidades, estaba el gusto por la buena mesa y, a finales del siglo XV, escribió una serie de normas para comportarse en ella. Os aseguro que no tienen desperdicio.

Como podéis comprobar (asesinos a parte), se trata de una disciplina muy necesaria para los comunicadores. ¿Qué pensáis vosotros? ¿Cómo organizáis vuestros eventos? ¿Pensabais que el Protocolo era algo diferente? ¿Qué concepto tenéis de esta disciplina?

Los eventos caen en las redes

Hace once meses, subí una pregunta a un grupo de LinkedIn al que pertenezco, el de la Asociación española de expertos en Protocolo. En realidad eran dos cuestiones: ¿cómo debería ser el Protocolo en las redes sociales y cómo podríamos utilizarlo como herramienta de trabajo? Para mi sorpresa y placer, fueron cuatro meses de reflexiones de lo más interesantes y donde se tocaron diferentes puntos de vista sobre la unión de ambos términos. Por si alguno pertenecéis a este grupo (está cerrado), os dejo el link.

La introducción viene al caso porque ahora, de hecho, este debate no se plantearía en los mismos términos: las redes ya están inmersas en la organización de actos, al menos en los que tienen que ver con tecnología o innovación, incluyendo el proceso de invitaciones o intercambio de archivos a través de Cloud computing con las diferentes personas del equipo. Es decir, en poco menos de un año, hemos pasado de no saber muy bien cómo utilizar eso de las redes, a que pocos especialistas duden de su efectividad en determinados ámbitos y con un uso correcto.

Cuadro redes sociales sobre fondo negro

Pero no solo el Protocolo, como disciplina, está asumiendo la facilidad que supone para todos los procesos el contar con las redes sociales, sino que este camino también está siendo 2.0. Por ejemplo, tanto LinkedIn como Facebook han implementado sus plataformas para que puedan ser utilizadas en la preparación de eventos. Han abierto así un campo muy interesante a explorar por parte de los profesionales que se dedican a ello.

Aún así, todavía hay mucho camino por recorrer. Hay que extender el uso de las redes no solo a los eventos sobre innovación o tecnología, sino al resto de ellos. Existen ciertas reminiscencias del pasado en el Protocolo, que cuesta dejar atrás. El uso de las redes puede acabar definitivamente con esa imagen. Ahora bien, cómo hacerlo, cómo aprovecharlas de verdad.

Empecemos por la organización del evento. Como herramienta, el Cloud computing no tiene precio. El poder compartir documentos con las personas apropiadas, excluyendo a las ajenas a la cuestión; que estos documentos puedan Mobilidad: iPad de Applebajarse, modificarse y actualizarse automáticamente; que cualquier persona autorizada tenga la posibilidad de trabajar sobre ellos donde sea, tanto con dispositivos móviles como en casi cualquier parte del mundo, es algo que personalmente valoro en alto grado.

Los momentos de discusión para acordar ideas pueden realizarse en grupos cerrados de LinkedIn (mi preferida para esto) o de Facebook, a través de los chats que ponen a disposición de sus usuarios. O bien con los círculos de Google+, no nos olvidemos de ello. Si la conversación queremos hacerla “cara a cara”, nada mejor que Skype. Red que también puede utilizarse, por ejemplo, para retransmitir en directo el ensayo ante el equipo y ver los posibles fallos, incluso de si estamos sacando la imagen que realmente queremos que den los medios de comunicación. Es decir, todo el proceso de preparación del evento puede llevarse a cabo de una forma mucho más sencilla, permitiendo aprovechar mejor los tiempos, que suelen ser cortos, y mejorando la calidad final.

De hecho, existe una cierta querencia por enviar las invitaciones por correo postal. Aunque habrá que valorar cada caso, considero que se da mejor imagen si se crea una bonita tarjeta y se manda a los interesados por correo electrónico o que puedan descargársela de algún sitio determinado, sobre todo, teniendo en cuenta que cada vez hay mayor concienciación con el medio ambiente. Es más, para ello y con la extensión del uso de los smartphones, existen los códigos QR, que simplifican mucho la gestión de las invitaciones.

Para la promoción del evento, hay que dar lo máximo y utilizar todas las redes en el empeño, e incluyo también aquí un blog y la web correspondiente. Vamos a ver, Tuenti no me pegaría para promocionar determinados actos pero sí para otros. Es lo de siempre, tenemos que planificar una estrategia que contenga todos los puntos, incluyendo la utilización de las redes, desde el primer momento: qué redes, por qué, qué se va a incluir en cada una de ellas, para qué se van a utilizar, quiénes lo van a hacer, etc.

InterQué premios Bitácora 2011

Por supuesto, una vez comenzado el evento hay que estar muy pendientes de ellas. Aquí puede haber controversia por el temor que genera, por ejemplo, un tweet crítico. El miedo es un freno pero el organizador tiene que darse cuenta de que ese “trino” se va a producir de todas formas, lo lea él en directo o no. La diferencia está en que si lo ve en el acto, puede reaccionar casi de inmediato y solucionar la crisis antes de que haya estallado. Mientras que si no lo ve en ese momento, a lo mejor cuando lo haga ya es tarde para salvar la reputación de la empresa.

Eso sí, hay que comprobar que todo funcione bien e intentar dar al público asistente las máximas comodidades, como una buena wifi o unos enchufes disponibles para recargar sus dispositivos electrónicos ¡Cuántos actos se han ido al traste por no tener presente al público y solo pensar en la mesa de presidencia, en la decoración o en la seguridad! Todo ello es importante pero en una sociedad tan hiperconectada como la actual, también lo es cuidar al máximo a los asistentes. No solo su ubicación sino también cómo van a actuar durante el evento.

Una vez que este ha finalizado, para redactar el informe sobre las conclusiones, seguiría el mismo camino y utilizaría las mismas redes que hemos visto para la preparación. Aquí el que los implicados colaboren es primordial y las redes juegan un papel protagonista en ello.

Margarita con todas las redes sociales

En cuestión de pocos meses, se ha reeditado un libro de 2004, que tengo pendiente leer, titulado “La comunicación en el Protocolo” pero cuyo subtítulo y, por supuesto, su contenido, se amplió en 2011: “Las redes sociales, Internet y los medios tradicionales en la organización de eventos”. Por si a alguien le interesa, es de Ediciones Protocolo. También ha habido un par de conferencias muy instructivas como la que Alfredo Rodríguez (@protocolodigit – www.argconsultor.com) dio en el XII Congreso Internacional de Protocolo 2011, celebrado en Paraguay, con el título “Comunicación, eventos y redes sociales: cómo zambullirse en el universo 2.0”. En ella expuso, de una forma muy clara, cómo usar las redes sociales en cada uno de los tres pasos fundamentales a la hora de organizar un evento: la preparación, el acto en sí y el análisis posterior (os podéis descargar el pdf en este link).

¿Y los eventos que ya no son presenciales sino virtuales? Eso no significa que requieran un menor esfuerzo sino lo que Internet puede llegar a hacer. Solo estamos atisbando el futuro que, además, se nos va a venir encima con la misma rapidez que evoluciona la tecnología.

En el debate de LinkedIn con el que empezaba este post, propuse un reto: que, entre todos, redactásemos un manual sobre el posible uso de las redes en el ámbito del Protocolo, ¿alguien se anima? ¿Se os ocurren otros usos? ¿Qué opináis?