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Ruedas de Prensa (parte 1): cuándo y cómo

Son, sin duda, una herramienta excepcional y de gran potencia. Las ruedas de prensa permiten la interacción directa entre la empresa, asociación, administración, etc. y los medios, un cara a cara que suele ser bien recibido… si realmente está justificado.

Los medios de comunicación y, ahora también, los blogueros deben tener buenas razones para desplazarse y nosotros debemos dárselas. Las redacciones menguantes y la utilización exagerada de estas convocatorias han terminado produciendo como resultado salas vacías y enfados del cliente que ha gastado tiempo y recursos, al igual que nosotros como agencia, consultor o departamento, en poner en pie una rueda de prensa fracasada.

sillas vacías

Foto: Protocolo.org

A todo ello se añade que si conseguimos sacarla adelante y no pensamos en los periodistas, cámaras y fotógrafos, daremos al traste igualmente con ese trabajo. Estos son los puntos que vamos a tratar, si te parece, en esta entrada de Bloggy Mary. Para la próxima semana, veremos el protocolo para su desarrollo.

Según la Real Academia Española, una rueda de prensa es una “reunión de periodistas en torno a una figura pública para escuchar sus declaraciones y dirigirle preguntas”. Como veis, se queda un poco escasa. Por su parte, Wikipedia la define como “un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda”. Por cierto, rueda de prensa y conferencia de prensa son más o menos sinónimos, solo que la segunda acepción implica que el que habla es el interlocutor y hay poca opción a preguntar. Vamos, como las que se convocan últimamente #sinpreguntasnohaycobertura

rueda de prensa

Foto: caborian.com

Empecemos la casa por sus cimientos, ¿cuándo hay que convocar una rueda de prensa? Estas son algunas razones:

  • Para la presentación de un producto o servicio novedoso y de interés, no solo para la empresa sino también para el público o una parte de él, con la asistencia del autor y del propietario. Por ejemplo, si se trata de un videojuego, que esté el desarrollador suele suponer un éxito de convocatoria.

  • Por supuesto, temas de política nacional: consejos de ministros, encuentros a alto nivel entre mandatarios, etc. Y también de deportes, al final de un partido, sobre todo, si es de fútbol y están implicados el Real Madrid o el Barcelona, o de una final, en el resto de los casos. Además, por supuesto, de las que hacen el COE, para los Juegos Olímpicos, o en los sorteos de fútbol (de nuevo).

  • Firma de un convenio, fusión o semejante de importancia social, política y económica general. Imagina, en este punto, que Telefónica y France Telecom (propietaria de Orange) llegaran a un acuerdo para distribuir redes de telefonía 4G en toda España; sería un motivo perfecto para convocar una rueda de prensa.

  • También lo sería si hubiera un accidente, crisis, incidente o suceso de gravedad que afectara a una importante parte de la población o a algún personaje público. Cuando tuvo lugar la operación del Rey, el hospital dio una rueda de prensa para informar sobre su estado.

  • Cuando se detecte, por parte de la agencia, consultor o departamento, un interés muy alto de los medios por un asunto. Me pasó en Valencia, con un cliente institucional en una feria, que me llegaron los periodistas y todos querían entrevistar a esta persona. Me puse a planificar horarios hasta que me di cuenta de que era imposible acoplar tantas peticiones. Así pues, se convocó una rueda de prensa para esa misma tarde que fue todo un éxito.

Estos son algunos casos. Como ves, se trata de momentos de importancia. También puede ocurrir que la propia rueda de prensa no sea el gancho sino lo que viene después. Con un ejemplo me explicaré mejor.

Convocamos, hace ya un tiempo, a los medios porque una empresa de camiones había llegado a un determinado acuerdo con autoescuelas. En principio, el hecho en sí no tenía demasiado interés mediático y con una simple nota de prensa hubiéramos cumplido más que de sobra. Sin embargo, se organizó después un simulacro con los camiones: cómo frenar en acuaplaning, cómo dominar un remolque que se te va en una curva,… Y se permitió a los periodistas que lo quisieran subir a cabina mientras se hacía la demostración. A pesar de que alguno salió blanco de la experiencia, el resultado fue impresionante y todas las grandes cadenas de televisión, incluyendo alguna autonómica, estuvieron presentes, a parte de los medios especializados y de los profesionales de las secciones correspondientes de los principales diarios.

truck crossing

Una vez dicho esto, sigamos construyendo. Decidimos que debe convocarse una rueda de prensa por alguno de los motivos antes mencionados, lo primero es redactar una convocatoria. Es parecida a una nota de prensa pero mucho más breve y solo con información sobre el hecho en sí y lo que lo motiva. En otra entrada de Bloggy Mary, te daré más detalles.

Y empiezan los preparativos. Mi mejor consejo, si me lo permites, es que te pongas en la piel de cada uno de los convocados, es decir, piensa por unos instantes que eres…

  • un gráfico (cámara de televisión o fotógrafo), ¿qué necesitas para cumplir con tu trabajo? ¿Cuánto espacio? ¿Cómo te vas a poder mover? ¿Desde dónde sacarás los mejores planos? ¿Hay alguna luz detrás o en alguna parte que pueda distorsionar las imágenes o afectarlas de algún modo? ¿Qué es lo que querré sacar (y lo que tú quieres que saque)? ¿Cómo lo podrá hacer mejor? A este respecto, me encontré con el testimonio de un cámara en su blog, “El rincón del enano”. Creo que es perfecto para ilustrar este punto.

  • Un periodista necesitará una mesa para apoyarse, un lugar donde colocar el micrófono y la grabadora, tal vez papel para escribir y un bolígrafo, una silla donde esté cómodo, etcétera.

  • Un bloguero ¿necesitará tal vez un enchufe por si se queda sin batería en el móvil o en la tableta? Y claro está, lo mismo que el periodista, mesa, silla cómoda, papel y boli,…

Por supuesto, hay que ofrecerles un refrigerio que dependerá de la hora en la que tenga lugar la rueda de prensa. Pero todo esto lo leerás, si lo deseas, la próxima semana.

Mientras tanto, como bien sabes, me gusta conocer tu opinión. ¿Qué otros motivos se te ocurren para convocar una rueda de prensa? ¿Crees que se está abusando de esta herramienta? ¿Estáis de acuerdo en que #sinpreguntasnohaycobertura?

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Consejos para salir en televisión

La televisión, dentro de los medios de comunicación, es la estrella. Es la reina de la inversión publicitaria, con el permiso de Internet, que va creciendo más y más. Para la mayor parte de los clientes, salir en televisión supone el súmmum. Y si, además, intervienen de forma habitual como expertos o contertulios, la satisfacción es plena. Salir en ella, suele ser esta una de las imposiciones que, por regla general, nos hacen a las personas o departamentos de comunicación.

Sin embargo, quitando si es fácil o no conseguir que el cliente salga en la “pequeña pantalla”, no todas las personas valen para ello y, desde luego, necesitan una seria preparación a la hora de enfrentarse a una cámara. Ante esta situación, existen cuatro posibilidades: que el periodista le capte de improviso, que esté previsto en una rueda de prensa o encuentro con los medios, que sea una entrevista o que intervenga con otras personas dentro de un programa.

Este medio se diferencia de los otros tradicionales en que no solo es importante la palabra: la imagen juega un papel básico y hay que cuidarla muy bien. Hablemos de unas reglas generales:

  • La ropa debe ser la apropiada. Es decir, si vamos a un programa de economía, no es muy adecuado aparecer con vaqueros y con una camiseta con el logotipo de los Rolling Stones en medio del pecho. Lo lógico es llevar un traje, en general, con corbata, en el caso de los hombres, y con la indumentaria apropiada (traje, vestido o combinación de prendas de carácter formal) en el de las mujeres. Si, en cambio, vamos a otro en el que hablamos de rock, a lo mejor es más “normal” lo indicado al principio. En definitiva, tenéis que adaptar la apariencia a la temática del programa pero evitando los colores chillones o los diseños psicodélicos.
  • Si eres un médico o farmacéutico, la bata blanca da muy buena impresión en el caso de que se vayas a realizar alguna demostración.
  • Cuando llevemos americana o chaqueta, hay un truco para que no se produzca esa antiestética arruga a la altura del cuello: sentarse sobre la parte de abajo. Así quedará tensa y la imagen será mucho más pulcra.
Chaqueta ministro de AAEE José Manuel García-Margallo en los Desayunos de TVE

El ministro de Asuntos Exteriores no siguió este consejo

  • Aunque se ocuparán en maquillaje, es conveniente evitar los brillos en la cara y el sudor. Este último suele significar nerviosismo. Cuando lo notemos, es conveniente solicitar, en cuanto haya una pausa, que nos retoquen. En caso de no haberla, a menos que sea una entrevista que no suele durar lo suficiente para que el maquillaje “haga aguas”, podemos solicitar, antes de empezar, que nos señalen cuándo no estamos en el objetivo de la cámara para poder secarnos con un pañuelo de papel que habremos disimulado entre nuestra ropa. Y esto sirve para hombres y mujeres.

Ahora, con una imagen estupenda, toca que tratemos sobre las posibilidades antes vistas. El periodista con su cámara puede querer declaraciones del cliente de forma “imprevista”. Esto puede ser bueno y malo al tiempo. Bueno porque nos impide sentirnos amedrentados ante la cámara y, por el contrario nos obliga a la acción y a responder. Malo por lo mismo, ya que impide que reflexionemos de forma adecuada dichas respuestas o que nuestra imagen no sea la más apropiada. También pueden darse dos circunstancias: que sea en directo o que vaya a formar parte de un programa más elaborado.

La sorpresa del directo puede prevenirse, esto es, si pensamos que podría existir dicha posibilidad, hay que ir con la lección aprendida para que no nos pille de improviso. En estos casos, es mejor pecar por exceso que por defecto. Si está elaborado, es probable que el profesional solo coja el mensaje principal, que, como veremos en unos párrafos, deberíamos tener preparado en forma de titular. Por ejemplo, en la capilla ardiente de Santiago Carrillo, las declaraciones de todos los que aparecieron en este reportaje del informativo de TVE, excepto las de los ciudadanos “de calle”, eran así.

Puede ocurrir que seamos nosotros los que convoquemos a los medios para un evento, rueda de prensa, etc. Por lo tanto, dirigimos la aparición, aunque teniendo en cuenta que el periodista puede preguntar lo que considere oportuno y debemos estar preparados para ello.

questionAnte una entrevista en televisión, es el profesional el que marca los tiempos y los contenidos. Muchas personas quieren saber cuáles van a ser las preguntas para evitarse sorpresas o incluso vetar alguna de ellas. No se puede. Repito: no se puede y esto vale para cualquier medio de comunicación. A parte de que queda como una cortapisa a la labor del periodista, lo que nos pondría en una situación incómoda ante él, tampoco este sabe cómo va a desarrollarse el encuentro. Lleva una batería de preguntas preparadas pero una respuesta determinada puede variar el rumbo de la entrevista por completo, y eso no lo sabe de antemano. Lo que sí podemos solicitar, y siempre dependerá de él si lo concede o no, es un guión de la entrevista por si hemos de preparar cifras u otros elementos visuales complementarios. Por cierto, que nos preparemos no significa que nos aprendamos de memoria las posibles respuestas: queda fatal.

En el supuesto de que estemos como contertulios o acompañados de otras personas en plató, es importante saber previamente quiénes son (se suelen entregar documentos con un breve perfil pero si no es así, hay que investigar en Internet), los temas a tratar y en calidad de qué vamos a intervenir. Puede que alguna de estas tres variables no nos interesen como profesionales. Ante ello, hay que declinar la invitación con cortesía, poniendo alguna excusa creíble.

Unas últimas recomendaciones:

  • Mira al presentador o al periodista y, en lo posible, olvídate de la cámara. La persona que la manipula y el realizador, que decide en qué momento entran las diferentes imágenes, ya saben cómo y cuándo sacarte. Además, te pondrás menos nervioso al hablar con un interlocutor.
  • Intenta comportarte de forma natural, de igual manera que si estuvieras explicando lo mismo en una reunión, es decir, que si eres una persona muy gestual, lo sigas siendo; y si eres contenida, no cambies. Trata de sentirte cómodo.
  • A ello suele contribuir cambiar antes unas palabras con el periodista. Por eso, debes llegar con suficiente tiempo para maquillarte, que te presenten al profesional y al resto de los contertulios, si es el caso, y para dialogar un poco con él o ellos. Esto te servirá de mucho para relajarte.
  • No pierdas nunca la compostura ante una cámara. Debes tener el suficiente dominio de ti mismo para que no ocurra. Es mejor quedarse callado o dar una respuesta tipo “prefiero no entrar en esa polémica”, a dar un espectáculo del que luego te arrepentirás. Si esto es válido para cualquier medio, en el caso de la televisión, por cuestión de imagen, es prioritario. Una persona que mantiene las mínimas normas de educación en sus intervenciones, siempre será bien considerada. Gracias, por favor y perdón son tres palabras que nunca deberían faltar en nuestro diccionario.cuestionario
  • Prepárate muy bien. Si tienes una agencia, departamento o a una persona de comunicación, te lo harán ellos pero, en caso contrario, anota todas las preguntas que se te ocurra que puedan hacerte. Habla con compañeros, amigos y familia para que te incluyan otras en las que no hayas pensado. Contéstalas todas por escrito para que se te queden las respuestas en la cabeza pero sin aprendértelas de memoria. En definitiva, domina el tema del que vas a hablar o declina la invitación.
  • En este sentido, prepara dos o tres frases que resuman las ideas que quieras destacar en tu intervención, como si fueran titulares, e intenta insertarlas durante todo el discurso. Pero, cuidado, deben ser lo suficientemente flexibles para tener cabida de forma natural en tus respuestas de tal forma que nunca dé la sensación de que no contestas a las preguntas. Por lo tanto, debes escuchar muy bien al periodista y a las personas que puedan intervenir. Mejor olvidarse de ello que parecer impostado o huidizo.
  • Y, aunque resulte difícil, sé sincero. La mentira se nota en la expresión, en la compostura e incluso en la voz.

¿Se os ocurre algún punto más de interés? ¿Qué os parece? ¿Habéis estado alguna vez en televisión? Te invito a que nos expliques cómo fue. Seguro que tu experiencia será muy enriquecedora para todos nosotros.