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Herramientas para un Evento: el email Marketing

La organización de Eventos es una disciplina transversal que implica a toda la empresa que lo organiza o para quien se organiza. Y también supone una gran cantidad de trabajo, como ya te he contado en algún momento, aunque su utilidad está fuera de toda discusión, desde mi punto de vista.

Las invitaciones físicas están fenomenal y, sin duda, marcan la diferencia. No obstante, son caras y pocas compañías se lo pueden permitir: papel, envíos, etc. Lo normal es utilizarlas para invitados VIP o para acciones con aforos muy limitados o exclusivos. Por ejemplo, sería poco lógico que para los premios Princesa de Asturias se mande un correo electrónico… O eso espero.

el email marketing en los eventos

Sin embargo, en el 99% de los eventos que has de organizar, el uso adecuado de esta herramienta digital será más que suficiente para cumplir con creces tus objetivos. Eso sí, tendrás que esmerarte pues una cosa es el bajo coste monetario y otra el tiempo que debes gastar en prepararlo para que salga perfecto.

Primero veamos qué posibilidades te ofrece el marketing a través del correo electrónico en lo que se refiere a los eventos:

  • Comunicar su existencia.

  • Despertar expectativas.

  • Invitar al público que deseas.

  • Que se apunten al acto desde el propio correo.

  • Recordar su celebración.

  • Enviar material sobre el evento o complementario a este.

  • Agradecer la asistencia.

  • Mandar un breve cuestionario preguntando por el evento, lo que te ayudará a mejorar en el próximo.

  • Enganchar a los que no puedan acudir para que sí lo hagan en el siguiente que organices.

Por supuesto, tanto el diseño como la elección dentro de las opciones que tienes, deben ser acordes y estar contempladas en el plan de Comunicación y Marketing del acto. Tenlo en cuenta.

Una vez dicho esto, qué necesitas para crear y enviar los correos: una buena base de datos, una página de enganche (me gusta más que “de aterrizaje” o que landing page), un diseño en sintonía con la imagen de la empresa, un texto atrayente que incluya una llamada a la acción (call to action o CTA), y una plataforma para lanzarlos y que no tengas que ir uno por uno. Y, claro, debes utilizar métricas para saber cómo está yendo la campaña.

Pienso que lo más aburrido, lento y tedioso de este mundo es crear una base de datos. Aburrido sí, pero también imprescindible y prioritario. Sin ella, no tienes nada. De todas formas, anímate, porque lo peor es empezarla desde cero y eso, salvo excepciones, solo ocurre una vez. El mantenimiento es mucho más asumible.

Un aviso: olvídate de comprarlas y crea la tuya propia, en la que incluyas a aquellos usuarios que te han dado permiso para recibir tus notificaciones y todos los datos que puedas tener sobre ellos, cuantos más, mejor. Eso sí, recuerda que pedir demasiados puede echar por tierra cualquier acción. Solicita únicamente aquellos que necesites y, si es posible, hazlo por tramos, es decir, al principio solo dirección de correo, en una segunda acción, un teléfono de contacto, más tarde la edad, etc. Como ves, crear una buena base de datos es laborioso y requiere tiempo.

filtrar la base de datos para un evento

El tenerla es necesario pero aún hay otro paso importante: una buena segmentación. Seguro que a todas las personas que están incluidas en ella no les interesa acudir al evento. Habrá algunas o muchas que no sean público objetivo. A esas, habrás de extraerlas de la base de datos. Lo normal es que crees una nueva con los posibles interesados y que sean ellos los únicos que reciban el correo.

Si consigues filtrarla bien, tendrás asegurada una gran parte del éxito de tu evento. Otra gran parte te la darán el diseño, el asunto y el contenido del correo. Mi consejo es que no te compliques; las cosas cuanto más sencillas, mucho mejor. Al menos, que lo sean en apariencia.

Qué debe incluir un correo efectivo:

  • Asunto: que enganche pero evita las admiraciones y palabras que puedan ser tomadas como spam por las plataformas de email. Adapta ese título a lo que vas a contar; no es lo mismo una invitación, que un recordatorio, por ejemplo.

  • Contenido: ya sabes que las experiencias de los asistentes es lo que caracteriza a los eventos memorables, así que, qué tal ofrecérselas desde ya mismo. Hazlo a través del diseño y adáptalo, como te explico en el punto anterior, al objetivo que tengas, sea mandar documentación o dar las gracias. Eso sí:

    • Responde a las seis preguntas típicas, dando prioridad a aquellas que sean más importante para ti: qué, quién, cuándo, cómo, dónde y por qué (te puede interesar, tienes que asistir, etc.). Utiliza, por lo tanto, la escala de la pirámide invertida, como si de una noticia se tratara.

      estructura contenidos en email marketing

    • Ha de ser claro, bien estructurado, visual (puedes meter vídeos), responsive (adaptado a la apertura en cualquier dispositivo), y con…

    • Una llamada a la acción: participa, descárgate el contenido, consigue un descuento por ser de los primeros, apúntate ya, últimas plazas, etc. Debe ser bien visible y única para no liar al receptor. En el caso de que sea la invitación, estaría bien que le permitiera subir la fecha a su agenda digital desde el propio correo. Cuantas más facilidades, mejor.

    • Poner un enlace a la página de enganche (landing) para que tengan más información. Ya hablaremos de ella en otro artículo.

    • La firma del responsable del evento, el director de la empresa que invita o el de alguna persona que sea relevante ayuda a personalizar el email.

    • Y, por favor, sin faltas de ortografía ni de sintaxis.

días y horas para enviar una campaña de email marketing

Respecto a la plataforma para lanzar los correos, existen varias y son gratuitas hasta un determinado número de envíos. Tienes mailchimp, mdirector, mailrelay, acumbamail,… Selecciona la que más se adapte a tus objetivos.

Te decía que es necesario establecer unas métricas para saber si tus correos están llegando con éxito. Estas son las más importantes:

  • Tasa de apertura: es decir, cuantas personas han abierto el correo

  • Tasa de conversión: de los que lo han abierto, cuántos han hecho lo que tú querías, como comprado la entrada, descargado el contenido, etc. Es la métrica más interesante.

  • El CTR (click throught rate) que se obtiene dividiendo el número de clics por el de correos abiertos. Es un porcentaje.

Por supuesto, hay más trucos que puedes leer en los enlaces que te pongo a continuación y que completan este artículo de Bloggy Mary. ¿Tienes tú algún otro que quieras comunicar?

Gracias por tus comentarios y por compartir la entrada si te ha gustado.

María Rubio

Decálogo para una Comunicación Interna efectiva

Estadísticas negativas sobre la Comunicación Interna en España

La Comunicación Interna en una organización es un pilar vital para la supervivencia de esta: no exagero. Sabes, si sigues Bloggy Mary, que soy una defensora acérrima de la importancia que tiene para la imagen y la reputación. Y, sin embargo, en el “Informe TES 2017 sobre la cultura empresarial española”, me encuentro con estos datos tan alarmantes.

Te lo incluyo a continuación porque el documento no tiene desperdicio y, desde luego, da una visión muy triste de nuestro tejido empresarial. Luego me dices qué te parece a ti:

Como ves, estoy siendo muy radical y beligerante con este tema. ¿Cómo es posible que un 62% de los trabajadores desconozca si su compañía está inmersa en la innovación que supone la transformación digital o bien no sepa cómo se está llevando a cabo? Y, lo que es aún más gordo, ¿cómo es posible que no conozcan la misión, visión y valores que tienen? Entonces, ¿cómo saben si los comparten o están haciendo algo que va en contra de su propia filosofía de vida?

Estamos en una estructura mayoritaria del pymes (el 99% lo son / somos), donde prevalecen estilos directivos proteccionistas, con una falta de transparencia brutal. Son estilos heredados de cuando el jefe era una especie de patriarca al que los empleados debían obedecer a ciegas. Tus padres, tus abuelos, como los míos, es muy probable que fueran a trabajar porque había que llevar un salario a casa, les gustara o no lo que hacían o cómo lo hacían.

Qué ocurría entonces. La atención al cliente era mala o peor, con desgana, pero, como era algo tan habitual, nadie lo tenía en cuenta. Daban una imagen del lugar muy triste porque realmente lo era. Solo tienes que recordar o pedir que te cuenten cómo te atendían, por ejemplo, los profesionales sanitarios y la diferencia que existe con cómo te tratan ahora, salvo casos particulares, que siempre los hay.

Hoy por hoy las cosas han cambiado mucho. Los productos y servicios que vende una empresa son tan parecidos a los de su competencia que la única forma de diferenciarse es en el trato al cliente y a la sociedad, en el valor añadido que aportan; sí, en su misión, visión y valores. La reputación e imagen deben estar impolutas si quieren sobrevivir en el mercado.

Y quiénes son los mejores embajadores de una organización, a quiénes preguntarías por ella para que te dieran referencias. La respuesta es obvia, a quienes mejor la conocen: a sus empleados.

Supón que ha salido una noticia en redes sociales indicando un incidente en el negocio donde te provees de, por ejemplo, carne. Indican que han encontrado ratas en los almacenes. La crisis es evidente. Te vas a la persona que tienes de contacto y le preguntas. No tiene ni idea. Cuál es la imagen que te da: a) No se entera ni del nodo; b) Quieren ocultarme algo; c) Es mentira, seguro que es mentira. Las dos primeras suponen un grave problema y, en mi caso, dejo de comprar allí; con la tercera, me lo pienso pero si siguen saliendo noticias al respecto, ni lo dudo. ¿Y tú?

Volvamos a pensar en las ventajas de la Comunicación Interna. Esta vez no te las voy a explicar yo, que ya lo hice en su momento, sino otros dos grandes profesionales a los que puedes escuchar en este vídeo:

Seamos prácticos, ¿te parece? Cómo podemos resolver el problema:

  1. Transforma tu empresa de vertical a horizontal. Y hazlo ya.

  2. Escucha a tus trabajadores. No te digo que los oigas, sino que los escuches, es decir, que lo hagas de forma activa y que pongas en práctica las ideas que puedan ayudar a mejorar sus condiciones o las de tus productos y servicios.

  3. Habilita para ello las herramientas tecnológicas que sean necesarias. Las hay muy buenas e incluso gratuitas.

  4. Recuerda que la transformación digital va más allá de las TIC, implica un cambio completo de mentalidad en toda la organización.

  5. Sé transparente. Si has contratado a alguien, es porque confías en que hará bien su trabajo. En caso contrario, ¿para qué lo has hecho? Por lo tanto, dale responsabilidad y libertad, y olvídate de la figura del patriarca de una buena vez.

  6. Nuestra jornada laboral es de 11 horas como media (ese es otro debate). Mucho tiempo para estar a disgusto en algún sitio, algo que acaban pagando los demás públicos de la organización. Tú mismo.

  7. Da a conocer la misión, visión y valores de tu empresa. Que las personas que estén en ella, no solo los tengan asumidos sino que, yendo a más, estén de acuerdo con ellos. De hecho, a la hora de contratar a alguien y por el bien de todos, es mejor que se adecuen a su filosofía personal.

  8. Devuelve a la sociedad parte de lo que te da a través de acciones de responsabilidad social (RSC / RSE). Puedes acordar con tus trabajadores a dónde dirigir los esfuerzos para mejorar tu entorno. Eso te dará una excelente reputación dentro y fuera de la empresa. Pero, por favor, que sea real y no una pose, que te van a pillar seguro.

  9. Si tu organización tiene varios departamentos, haz que se conozcan entre ellos que fluya la información. De nuevo, transparencia, por favor.

  10. Olvídate de la manía de esconder el sueldo que percibe cada cual, los contratos que se hacen y otras muchas cosas. Date cuenta de que, según el informe que te ponía arriba, hay un 44% de directivos y empleados que piensan que su organización respeta la legalidad en parte, desconfían de ella o, directamente, piensan que no lo hacen. ¿Qué imagen estás dando?

Evita dar palos de ciego e incluye todo esto en un buen plan de Comunicación externa e interna. Sí, puede que seáis tres en la empresa pero eso no quita para que fluya la información entre vosotros y hacia el exterior. Ah, y mide los resultados. Te invito, además, a que leas esta otra entrada de Bloggy Mary con las tendencias en Comunicación Corporativa.

Y qué, ¿te he convencido para dar el paso de una buena vez? Si lo haces antes que tu competencia, tendrás ventaja, así que yo me lo pensaría.

Una vez que he despotricado, me gustaría conocer tu opinión y que me respondieras, si te parece, a las preguntas que te he ido haciendo a lo largo del artículo, aquí o en redes sociales, como prefieras. Por supuesto, muchas gracias y también por compartir la entrada en el caso de que te haya gustado.

María Rubio

Cómo clasificar los Cibermedios

Varias veces, si sigues Bloggy Mary, habrás leído que critico la falta de estudios de interés sobre el Periodismo actual, tanto en lo que se refiere a los medios digitales como a los que no lo son. Salvo en las tesis doctorales, poco se está reflexionando sobre los cambios que acontecen, por ejemplo, en cuanto al esquema lineal de la Comunicación que sugería en esta entrada… también puede que me equivoque y que la desconectada sea yo. Por favor, siéntete libre para sacarme de mi error.

Sin embargo, de vez en cuando, me topo con artículos y estudios que me llaman la atención. Quiero hablarte hoy de uno de los primeros, escrito por el Dr. Ramón Salaverría, de la Universidad de Navarra, que, en poco más de diez páginas, enuncia una posible clasificación de los medios digitales, partiendo del histórico de los tradicionales para sentar las bases de su propuesta. Es el siguiente:

Cuando empecé la universidad, el mundo digital estaba aún en pañales. Recuerdo aprender a programar en Basic, código de la mayor parte de las páginas que existían en ese momento, con apenas 18 años. Y de que aprendí a maquetar en un muy incipiente ordenador de Apple, como complemento a la forma tradicional, con una regla específica cuyo nombre no recuerdo y soy incapaz de encontrar. Si alguien lo sabe, por favor, que me lo diga.

Entonces era fácil. Distinguíamos entre prensa, radio y televisión. Como ves, priorizábamos el soporte a la hora de clasificarlos. Esta era una evolución que el autor se encarga de señalar.

En el siglo XIX, cuando de verdad podemos hablar de periodismo, como solo existía la prensa escrita, poco más que pasquines hasta bien mediada la centuria, la diferencia entre unos y otros medios era la periodicidad con la que se publicaban y luego su temática.

Al llegar la radio y, tras ella, la televisión, el soporte empezó a formar parte de la clasificación y acabó convirtiéndose en el elemento prioritario, seguido por el tema y luego su frecuencia de publicación: “durante dos siglos, la periodicidad había permitido establecer clases entre las publicaciones impresas, pero ahora el nuevo factor permitía ir más allá: distinguía entre medios impresos —de la periodicidad que fuera— y medios audiovisuales”. Hasta que irrumpió la revolución digital, que se convirtió en el “cuarto medio”.

Así que, desde finales del siglo pasado, nos encontramos con dos grupos genéricos: los medios tradicionales y los online, con las siguientes características, si nos seguimos fijando en la división antigua por soporte y por periodicidad:

distinción de medios según soporte y periodicidad

Ahora bien, ¿cómo clasificar los medios digitales? Comenta el autor, y yo estoy de acuerdo, que la hipertextualidad, la multimedialidad y la interactividad no son distintivos solo de Internet pues, en mayor o menor medida, prensa, radio y televisión también poseen características semejantes. La prensa tiene las cartas al director; la radio, las llamadas de los oyentes; y la televisión, poco más o menos. Además, remiten a otros programas, lo que podría considerarse hipertextualidad, por ejemplo. O hay fotos, en el caso de los impresos, y subtítulos cuando hablamos de la televisión: multimedialidad.

El autor propone clasificarlos por siete distinciones, que resume en el siguiente cuadro:

distinción de cibermedios según factores tipológicos

Se trata de una diferenciación abierta, puesto que seguirán produciéndose innovaciones que añadirán tipologías a los expuestos. Así, el criterio de la plataforma podría tener en breve dos nuevas aportaciones: la realidad virtual y la aumentada.

Verás que el autor habla de temporalidad y no de periodicidad. Son dos conceptos distintos, como él mismo se encarga de resaltar: “Como hemos explicado, la periodicidad dio lugar, incluso desde el punto de vista etimológico, al periodismo. Por lo tanto, es un concepto esencial en toda actividad periodística (…). Sin embargo, los cibermedios han incorporado este concepto de una manera limitada, al punto de que el ciclo editorial de muchos de esos medios digitales se califica como de “cierre continuo” o de “flujo” (…). Es decir, no periódico, sino consecutivo”.

Se refiere a que, por ejemplo, los medios de comunicación en su versión digital, tienen noticias fijas, semejantes o iguales a las impresas, y otras que se van actualizando, como podrían ser la información sobre un atentado, un partido de fútbol, unos resultados electorales, etc.

Otro punto importante de la clasificación que propone el Dr. Salaverría es el del alcance, que de igual forma podría aplicarse a los medios tradicionales. Puntualiza el autor que, aunque Internet permite la globalización de los medios, esta no se da de facto, sino que lo habitual es me no salgan de su propia zona territorial por la cercanía que implica el interés de la noticia. Te recuerdo aquí la escala de valores que te comenté que utilizan los editores a la hora de clasificar, aprobar y ofrecer las noticias.

Me resulta acertada la diferenciación que hay entre titularidad y autoría. Pueden parecer conceptos semejantes pero no tienen por qué serlo. Mientras que la primera se refiere a públicos o privados, la segunda especifica más sobre quiénes son los autores: individuales y colectivos. Este último caso es el más común pero el primero se referiría a medios creados y redactados por una sola persona (hay algunos), y también a los blogs.

Asimismo, Ramón Salaverría distingue los cibermedios periodísticos de los que no lo son. ¿La clave para definir los segundos? “Prima bien la voluntad de trasladar una imagen positiva de una empresa o institución, bien la pretensión de promocionar un producto o servicio, o bien la intención de persuadir políticamente a la ciudadanía”. ¿Y el Periodismo de marca? ¿A cuál de los dos piensas que pertenece?

clasificación de los cibermedios

Por supuesto, todos los medios quieren ser rentables pero la prioridad que le dan a este punto es lo que les define dentro del grupo por Finalidad Económica.

Cierra la clasificación el Dinamismo. Existen publicaciones más estáticas y otras más dinámicas, con una mayor utilización de los recursos hipertextuales, interactivos y multimedia. No obstante, lo lógico es que existan muchos menos de los primeros que de los segundos, con las gradaciones que queramos.

Como ves, se trata de una diferenciación a tener en cuenta, a pesar de su complejidad, derivada a su vez de la variedad que existe en el mundo digital. ¿Qué te parece a ti? ¿Añadirías, quitarías o unirías alguno de los apartados? ¿Me lo cuentas en comentarios o por las redes sociales? Gracias, siempre, por opinar y por compartir.

María Rubio