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Claves para que la Música marque la diferencia en tu Evento

Qué es para ti la música. De qué tipo de gusta. Cuando escuchas una de tus canciones favoritas, qué sientes, qué te hace sentir. Piensa un segundo en las preguntas precedentes e incluso, antes de contestar, escucha tu melodía, esa con la que te identificas, que mueve todo dentro de ti. ¿Ya lo tienes?

Claves para que la música marque la diferencia en tu evento

Fíjate: puede entristecerte, alegrarte, llenarte de energía, hacerte llorar, ponerte la carne de gallina; puede hacer que tu corazón lata a mayor velocidad, conseguir que bailes a solas o en compañía. Te acerca a los que quieres, te trae recuerdos mejores o peores, incluso tiene capacidad terapéutica,…

Ahora dime, si los eventos son experiencias, ¿debería la música estar presente en la mayoría de ellos (ojo, no en todos)?

Es evidente, por supuesto que sí.

Hace un par de años, en esta entrada de Bloggy Mary, reflexionábamos sobre cómo las empresas deberían identificarse con un color, un olor y un sonido a la hora de comunicar. Hoy, en cambio, me voy a centrar en la música más allá de la marca, que, como es normal, debería tenerla presente en los eventos corporativos.

Pero fuera de ella, de la propia de la organización, dotar a un acto de varios tipos de música o de una sola, funciona muy bien. Y lo hace por varias razones:

  • Sirve para separar las diferentes partes del evento o para permanecer en segundo plano para generar ambiente.

  • Anima a participar o a escuchar, según.

  • Ayuda a que el evento permanezca más tiempo en la mente de los que han asistido.

  • Como hemos visto, provoca emociones.

A la hora de elegirla, no vale cualquier capricho de la persona que decide sobre ella. Al igual que ocurre en cualquier otro de los elementos que configuran un evento, es preciso una estrategia que debe responder a varias preguntas, a saber:

  • ¿Necesitas o no tener música? Es lo primero que debes decidir. Una junta de accionistas puede requerir que, mientras empieza, pongas la melodía corporativa pero que luego no necesites nada más. Y, por eso mismo,…

  • Qué tipo de acto estás organizando. No es igual una fiesta de empresa, que una boda, un congreso o una conmemoración institucional.

  • A quién va dirigido. El público asistente siempre debe estar en tu cabeza. Recuerda que hay que ofrecerle experiencias inolvidables. Ten presente su edad, el perfil perfil personal o/y profesional que tiene, etc.

  • Cómo y para qué la vas a utilizar, ¿para fomentar la participación? ¿Para separar las diferentes partes del acto? ¿Para que exista cierto recogimiento? ¿Qué sensaciones quieres provocar? ¿Qué finalidad persigues con ella?

  • De qué recursos dispongo en el lugar de celebración. Si es pequeño, meter a un grupo puede ser una pésima opción. También has de mirar las capacidades técnicas de que dispones o tienes posibilidad de disponer. Hay ocasiones en que el local te impone ya una determinada decisión.

  • ¿Música en directo o grabada? La primera siempre ofrece una mejor experiencia y recuerdo entre los asistentes, pero dependerá del presupuesto que tengas, y de si es necesaria o no y hasta qué punto. En el ejemplo de la primera pregunta, en realidad, es absurdo contratar a un grupo… o no, depende de tus objetivos, como siempre.

En este último punto, si te decides por el directo, deberías pensar si es mejor un DJ o un grupo. El primero siempre ofrece una mayor flexibilidad, es más informal y, por lo general, supone un menor desembolso. El segundo, en cambio, genera un mayor impacto. Es decir, cada elección tiene sus pros y sus contras, que habrás de sopesar.

notas de música - partitura

Una vez que tienes claras las respuestas, toca elegir el repertorio más apropiado. Existen, y lo sabes bien, muchos tipos de música pero, para que te hagas una idea, esta es la relación entre los más importantes y el evento que quieras organizar:

  • Clásica: es más formal y tranquila. Muy apropiada para poner en el inicio y en el final.

  • Jazz: sirve para dar ambiente a un networking, por ejemplo. Genera una atmósfera elegante y sofisticada.

  • Blues y swing: para actos en los que necesites que sean más dinámicos y “frescos”.

  • Electrónica: es perfecta cuando quieres romper, ser más innovador y moderno.

  • Bandas sonoras: si son épicas, acompañan a una recogida de premios, a una entrega de medallas, etc.; cuando son más suaves, pueden estar de ambiente durante la comida de una boda, etc. Juega con ellas.

  • Baile y comercial: pues eso, fomentar que los asistentes salgan a la pista y lo den todo, como si no hubiera un mañana.

También tienes pop, rock, new age, folk, etc. Se trata de jugar con aquellas que mejor experiencia ofrezcan al público según todos lo que hemos visto.

Por último, has de tener presente el tipo de evento. Así, en uno de carácter social, la música debe estar en segundo plano y, por lo tanto, con un volumen tirando a bajo y ritmos tranquilos. Para los empresariales, sirve para completar el ritmo. Mientras que para los institucionales, dependerá del carácter de estos; la temática es la que dicta el repertorio.

Recuerda que en los detalles está la diferencia, que muchas veces menos es más y que sería una pena pensar, al final de un evento que hayas organizado, ¡qué bien hubiera venido aquí meter un poco de música!

¿Te animas a responder a las preguntas que te he ido haciendo a lo largo del artículo? Gracias por tus comentarios, aquí y en las redes, y por compartir la entrada si te ha gustado.

María Rubio

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Eventos Pop-up o el culto a lo efímero

Una vez terminado el parón de vacaciones, que todos las necesitamos, vuelvo a Bloggy Mary. Y sí, te he echado de menos. Bienvenido de nuevo a tu espacio de Comunicación, Periodismo y Protocolo.

Empiezo con un concepto que seguro que te resultará familiar, sobre todo, relacionado con la restauración y la moda: las pop-up o espacios efímeros.

Varios ejemplos de pop-ups

Cuando me puse a investigar un poco para escribir el artículo, me surgieron varias preguntas que intentaré responderte en él. A saber: ¿son un evento o meras tiendas con fecha de caducidad? ¿Qué las diferencia, por ejemplo, de una feria o de un mercadillo? ¿Sirven para cualquier sector, por ejemplo, para el B2B o solo para los dos aludidos en el párrafo anterior, es decir, dirigido al consumidor final? ¿Tiene cualquier negocio el potencial de generar una pop-up de éxito?

Evento sí o evento no

Aquí entramos en la propia definición del término. Si buscas en Wikipedia, lo primero que te encontrarás es que son tiendas efímeras pero, si sigues leyendo, el concepto queda mucho más claro:

  1. permiten a las marcas tener una presencia en los sitios más emblemáticos y cotizados de las ciudades y ampliar su presencia en el mercado durante un tiempo determinado.

  2. Se trata de marketing experiencial, que ofrece a las empresas un canal directo de venta, una manera eficaz para fidelizar a los clientes y la posibilidad de descubrir nuevos mercados.

  3. Las Pop Up Shops permiten a las marcas crear un ambiente único que involucra a sus clientes, así como genera sensaciones de relevancia e interactividad

Por un lado, parece que el objetivo es la venta pero, por otro, busca la generación de experiencias y el reconocimiento de marca. En estos dos últimos aspectos, que agrupan los tres puntos anteriores, es donde queda claro que sí, que se trata de un evento que puede ser muy interesante para las marcas porque, cuando se hace bien, además de los ingresos, genera imagen y un gran impacto por poco dinero, ya que la creatividad es prioritaria.

¿Mercadillo? ¿Feria? No, pop-up

Sin duda, su duración efímera la asemeja a ambos. En el caso de la feria, también el objetivo de conseguir imagen de marca está presente y es precisa una buena dosis de creatividad, en especial cuando se trata de destacar entre cientos de stands. Y en el mercadillo, dependiendo de la ubicación, el encanto puede estar asegurado. Las coincidencias acaban ahí.

Respecto a la feria, el pop-up no tiene por qué encerrarse entre cuatro paredes. Se puede celebrar en un autobús o en una carpa, en la terraza de un bar, en un contenedor o en medio de la playa. Siempre en lugares especiales, con encanto, incluso en el centro de las ciudades, en locales desocupados,… Lo importante es la experiencia del que acude a ella, lo que termina redundando en ventas. Además, la exclusividad que ofrece es mayor que en aquella.

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Un mercadillo tampoco es lo mismo, sea especializado o con puestos de muy diversa índole. Lo habitual es que tenga una periodicidad, cosa de la que carecen las pop-ups, y su único objetivo es la venta por lo que va dirigido a un público mayoritario, cuanto más, mejor.

Estas son las diferencias que veo, aunque seguro que a ti se te ocurren muchas más. ¿Y si me las cuentas en los comentarios? Sigamos.

Las empresas de cualquier sector ¿están invitadas al festín? ¿Y las B2B?

Cómo podría hacer una pop-up una empresa de servicios. Por lo que he visto, todas las que organizan estos eventos tienen algo físico que vender, sea un menú, un vestido o dispositivos electrónicos. Ahora bien, sí se pueden ofrecer como valor añadido: compra una tableta y la formación de tu equipo para que saquen el máximo partido a las cientos de opciones disponibles para tu sector. Podría ser una posibilidad. Ahora bien, solo servicios, por sí mismos, creo que resultan complicados de organizar en pop-ups.

En este mismo sentido, la verdad es que no conozco ningún caso que avale su uso por las B2B, ya que para eso están las ferias (otra distinción) y los actos más corporativos. Parece, por lo tanto, que los eventos que nos ocupan en este artículo siempre se dirigen a un cliente final.

Todo ello significa solo lo que acabo de decir, que me faltan ejemplos que confirmen su uso. Tal vez existan y no los haya encontrado. Quién sabe, a lo mejor tú tienes alguna información al respecto…

Grandes o pequeñas: yes, we can

Según comentábamos más arriba, la creatividad es un elemento fundamental y los negocios no necesitan pagar un alquiler mensual para celebrar las pop-ups, por lo que el coste deja de ser un problema.

Eso significa que pueden crearlas desde pymes hasta grandes compañías; es una ventaja interesante para luchar en igualdad de condiciones, como ocurre con las redes sociales.

Beneficios de las pop-ups

Además de los señalado a lo largo y ancho del artículo, el ser un espacio efímero y acotado le da el atractivo de la escasez, lo que hace que el producto sea más deseable.

También los clientes pueden ver y tocar, lo que es imposible, por ejemplo, en una tienda online. Consigue, por lo tanto, que sea más confiable.

El objetivo puede ser de lo más variado: librarnos del stock, lanzamientos de productos o de líneas nuevas, presentaciones, imagen de marca, etc., e incluso todos ellos juntos.

Manos a la obra

Para crear una pop-up, al igual que en cualquier evento, el espacio donde se celebra es fundamental porque hablamos de crear experiencias únicas.

Este punto y la decoración que queramos hacer serán los que se lleven gran parte del presupuesto. Así que, tenemos que ser muy conscientes de las disponibilidades económicas a la hora de planificar lo uno y lo otro. De nuevo, ya sabes, la creatividad al poder.

Una vez que tienes claros ambos puntos, toca promocionar, promocionar y promocionar. Aquí las redes sociales juegan un papel muy importante, al igual que el trabajo que desarrollen los influencers, si es que decidimos invitar a alguno, lo que también puede dar un buen bocado al presupuesto.

Es cierto que no necesitamos que acuda uno de los grandes, que nos va a pedir un pico; mejor un embajador de marca, de esos que tienen un número inferior de seguidores fieles y que, a su vez, nos siguen, retuitean y recomiendan.

Recuerda que aspecto interesante puede ser la exclusividad. Define muy bien quién quieres que acuda al pop-up y dirígete a él por los medios que tengas a tu alcance, mejor si son propios y ganados, porque te resultará mucho más asequible.

Tú tienes la palabra ahora. Te he dejado varias preguntas a lo largo del texto y me gustaría también conocer tu opinión sobre las pop-ups. ¿Qué experiencias has tenido? Gracias por tus comentarios y por compartir si te ha gustado.

María Rubio

El Evento de los Eventos: año dos

Una migraña de caballo me impidió disfrutar durante todo el día como me hubiera gustado. Sin embargo, aunque me fui a la hora de cóctel, sí que pude hacerme una idea de cómo está la situación.

Te hablo del evento anual para el sector de Eventos: #AEVEA2017, es decir, AEVEA&CO.

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Público, presentadores y director de AEVEA con el Anuario 2017. Foto: AEVEA

Antes de pasar a profundizar sobre lo tratado, me gustaría destacar tres “peros” en lo que se refiere al acto propiamente dicho, al menos en la parte que pude presenciar.

Por un lado, los Teatros del Canal, en Madrid, son un marco estupendo y bien comunicado para celebraciones, mas no tengo muy claro si también para este tipo de jornadas, donde nos gusta tomar notas de las intervenciones. La escasez de luz hizo que fuera bastante complicado conseguirlo.

Por el otro, comenzar a las diez de la mañana y no tener ni un mínimo receso hasta las dos de la tarde para mí, al menos, fue excesivo. El público empezó a entrar y salir, y la concentración a bajar. El mismo anfitrión, el director de la Asociación de la Agencias de Eventos Españolas (AEVEA), Dario Regattieri, lo dijo hacia el final de la sesión matutina y estoy muy de acuerdo con él.

En última instancia, tal vez estaría bien acortar las intervenciones, sean individuales o grupales. Creo que le daría bastante más agilidad al evento y si el ponente es bueno, como lo eran los que vi, tampoco le supondrá ningún problema condensar su presentación.

Salvo estos inconvenientes, es cierto que me quedé con unas cuantas ideas y que los ponentes, a pesar de los pesares, fomentaron mi lado más creativo, pensando en cómo adaptar los ejemplos que nos dieron a mis clientes.

Fue un acierto contar con dos presentadores de lujo que animaron bastante a los un tanto adormecidos asistentes, sobre todo, al inicio de la mañana. A Sara Escudero y Álex O’Dogherty, las tablas se les suponen y no defraudaron.

Eso sí, O’Dogherty estaba bastante envarado como entrevistador en la mesa redonda sobre seguridad. Sara salió mucho más airosa.

Pero vayamos al quid de la cuestión y a lo que pude aprender. Juan José Delgado (@cubonoriso) abrió las intervenciones explicando los aciertos y errores en sus años de experiencia en grandes compañías multinacionales. El recurrente inglés a la hora de explicar conceptos es algo tan habitual en el sector que ya ni lo resalto.

Nos recordó que se puede morir de éxito por no planificar la “escalabilidad” de un evento y que se necesita un alto nivel de coordinación. Lo mejor es trabajar en una metodología clara y tener previstos planes de contingencia.

Juan José Delgado - AEVEA2017

Además, resaltó que las experiencias digitales pueden guiarnos también fuera del mundo virtual. De ahí que estemos en un mundo donde aquellas, las experiencias, son híbridas. Se trata de una nueva economía de negocio, de una nueva forma de entenderlas respecto al cliente.

Resumió su conferencia en tres puntos principales: pensar en grande, es decir, no nos pongamos nosotros mismos limitaciones; ser obsesivos con el consumidor y darnos cuenta de que no son solo digitales o tradicionales, sino híbridos, debemos ver qué fases del proceso deben ser lo uno o lo otro; e ir a trabajar como si fuera el primer día, con esa misma sensación de empuje y de ilusión.

Maarten Schram, el presidente de la asociación de los eventos europeos, la LiveCom Alliance, fue el siguiente en intervenir en una minientrevista que le hizo el director de la revista IPMark, Jaime de Haro, antes de pasar a la mesa redonda que él también modero. Schram, en su papel, pidió la interconexión del mercado y de la industria para conseguir un enfoque paneuropeo del sector, donde las fronteras están desdibujadas.

Me interesaron dos temas de la mencionada mesa redonda donde estaban representantes de las asociaciones de Holanda, Italia, Gran Bretaña, Austria, Bélgica, Portugal y, por supuesto, España. El primero fue la relación de marketing y comunicación con el departamento de compra, muy involucrado, desde la crisis, en la gestación de los actos corporativos, sean internos o externos. El otro, la prestación del servicio de producción de eventos por parte de las agencias de publicidad.

mesa redonda asociaciones sector eventos - AEVEA2017

Mesa redonda con las asociaciones del sector y la alcaldesa de Santander. Foto: AEVEA

La relación entre departamentos siempre suele ser tensa y más cuando los organizadores piensan que la falta de dinero les acaba cortando la creatividad. Parece que se están dando bastantes pasos para acercar posturas. En definitiva, todas las partes buscan lo mejor para la organización (en principio). De hecho, basta tener pocos fondos para que la imaginación se dispare buscando nuevas soluciones.

Sin embargo, una cosa es tener inventiva y otra muy distinta verse ahogados por lo escaso de los presupuestos. En este toma y daca estamos todavía. El contar dentro de AEVEA con este colectivo, sin duda, ayudará a que empaticemos y nos pongamos en el lugar del otro para conseguir organizar los mejores eventos con el gasto más ajustado para la empresa.

Por lo que parece, las agencias de publicidad están creando cada vez más departamentos de eventos. Esto puede ser un problema, ya que quitarían mercado a las propias del sector, pero también una oportunidad, ya que, subcontratan a los especialistas porque no les merece la pena crear uno propio, aunque ofrezcan ese servicio a sus clientes.

En este sentido, me pareció bastante acertada la intervención del representante alemán, Jan Kalbfleisch, que algunas veces parecía abstraerse de la conversación. Señaló que en su país no existe la aproximación hacia la publicidad porque “es un sector que se está muriendo, ¿para qué acercanos a ella?”. ¿La conclusión general? Es mejor la consultoría que la publicidad.

También, como es lógico, se habló de tecnología y de digital pero, en realidad, como los ponentes reconocieron, no se sabe muy bien dónde irá a parar esta tendencia.

Un inciso. Me gustó mucho la intervención de la alcaldesa de Santander. Aunque vino a vender su libro, lo hizo tan bien que nos quedamos con ganas de organizar allí algún evento. Al menos, a mí me pasó…

Y hablando de grandes intervenciones, la de Kevin Jackson, director de Ideas e Innovación en The Experience is The Marketing, hablando de Marketing Experiencial, para mí, fue lo mejor de la mañana.

Además de la pirámide de los eventos, que te pongo a continuación, dejó las siguientes perlas: tu red es tu mayor bien; hay que ofrecer contenidos que añadan valor a la vida de las personas; lo bueno ya no es suficiente, debemos pensar de un modo distinto; el público tiene el control y la publicidad no ha muerto (contradice al alemán) porque sabe entender al consumidor; hemos de escuchar y guiarnos por los datos; invertir en la creación de las relaciones es lo que nos hace ganar; las emociones guían nuestras decisiones; y, por último, la realidad es que somos seres humanos (our needs).

La pirámide de los Eventos según Kevin Jackson - AEVEA2017

La mañana de ponencias se cerró con una mesa redonda sobre seguridad. En realidad, de ello hablé en Bloggy Mary cuando resumí el Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Poco más se añadió, así que a ese artículo te remito.

Tras repartir el anuario de AEVEA 2017, nos fuimos al cóctel y yo a casa. Termino, por lo tanto, con las reivindicaciones que recoge dicho documento. Si somos un sector que movemos más de 6.900 millones de euros anuales en España, queremos una competencia leal y cualificada, transparencia y compromiso en los concursos con un briefing detallado, respeto a la propiedad intelectual, confidencialidad en los proyectos y un marco laboral específico.

En la nota que publicó la AEVEA, tienes más información sobre el evento. Y, desde luego, me gustaría conocer tus impresiones. Gracias por tus comentarios aquí o en las redes, y por compartir el artículo.

María Rubio