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Cómo lograr el éxito en el Catering para un Evento

El momento más apetitoso de un evento ya ha sido ingrediente en algunos de los artículos de Bloggy Mary (te los enlazo al final) pero creo que merece un lugar protagonista por sí solo. Por supuesto, como habrás podido inferir por el título, me refiero al catering.

cómo lograr el éxito en el catering para un evento

Desde luego, este servicio no es el objetivo de un evento (hablo en general) pero sí puede contribuir a hacerlo memorable o a bajar mucho el nivel, según sea bueno o malo. Aquí verás algunas ideas para conseguir que sea un éxito. ¿Empezamos?

Qué tipos de catering hay

Gastronomía más ligera o más formal, según el tipo de evento, la clasificación por cómo se sitúan los invitados y por el horario en que se celebra, es la siguiente:

  • Aperitivo / Desayuno / Café de tarde: para momentos con una duración pequeña, entre un cuarto de hora y media hora. Suele hacerse durante los descansos en congresos, seminarios, etc.

  • Recepción: típico de bodas, y recepciones multitudinarias y familiares. Se sirve antes de la comida o de la cena y, como su nombre indica, se hace para recibir a los invitados.

  • Banquete: el más formal, con los comensales sentados, porque suele ser de larga duración, y con un menú completo. Se celebra a la hora de la comida o de la cena.

  • Cóctel: es el que más se asocia con el catering. Los asistentes degustan las viandas de pie. Es perfecto para hacer networking, por ejemplo. En este tipo también se incluye el llamado “vino español”, que se suele ofrecer tras un acto, sobre todo, cultural.

  • Bufé: una mezcla de banquete y de cóctel. Según la Real Academia (RAE), es una “comida compuesta de una diversidad de alimentos fríos y calientes, dispuestos a la vez sobre una o varias mesas, y ofrecidos generalmente en hoteles y actos sociales”. Puede ser de pie o sentados y se suele hacer cuando hay muchos invitados.

  • Bruch: se está volviendo bastante típico. Le caracteriza la hora de celebración, entre el desayuno y la comida.

Además también hay una clasificación por el lugar donde se celebra. Se dividen en móviles, para ferias, festivales, etc; a domicilio, “para atender a grupos de personas durante días de fiestas, fiestas o reuniones en las que la comida pueda estar disponible para los invitados de una manera fácil”; puerta a puerta, si te llevan las viandas a casa; para eventos especiales, donde se incluirían los tres tipos que hemos descrito antes; de empresa, perfecto para sesiones de trabajo, formación, etc; e industrial, “destinado a un grupo grande de personas como lineas aéreas, escuelas, hospitales, diferentes instituciones”.

Qué debes pedirle a un servicio de catering

He ahí la cuestión porque solemos fijarnos en la comida y olvidar, por ejemplo, la seguridad. Hace tiempo, asistí a una multitudinaria boda de un primo segundo: alrededor de seiscientos invitados, si la memoria no me falla. De ellos, absolutamente todos terminamos enfermos de diversa consideración y muchos hospitalizados, hasta el punto de que tuvieron que hacer ingresos en centros de otras provincias limítrofes.

Cuando se investigó el desaguisado, nos enteramos de que, además de dejar la mayonesa fuera del frigorífico en pleno verano andaluz, “reciclaron” parte de la comida que había sobrado en otra boda del día anterior sin las debidas medidas de higiene y conservación. Por suerte, no hubo muertos pero cerca estuvo, ya que asistieron personas mayores y con problemas de salud.

A la empresa, desde luego, le llovió una multa importante, le tocó pagar los gastos de hospital y también los daños y perjuicios ocasionados, además del cierre temporal. Nunca volvió a abrir, de hecho.

chef preparando el catering de un evento

Eso es algo que rara vez ocurre hoy por hoy pero es bueno tenerlo en cuenta. Te enumero a continuación qué es lo mínimo que debes pedir:

  • Buena calidad y variedad en el menú. Pruébalo antes de contratarlo para poder hacer los ajustes necesarios: es necesario para evitar desagradables sorpresas.

  • Excelente presentación, mejor si permite que se adapte al diseño del evento y a la marca de la empresa en el caso de que sea corporativo. Es decir, posibilidad de personalización.

  • Platos adaptados a necesidades especiales, léase intolerancias, alergias, etc.

  • Que incluyan asesoramiento, planificación y dirección del servicio. Ya veremos luego su importancia.

  • Montaje, desmontaje y limpieza posterior al evento.

  • Equipamiento necesario de menaje, cocina (en el caso de que se elaboren los platos en el propio acto) y contratación del personal preciso. Para que te hagas una idea, lo habitual en un cóctel es un camarero por cada diez asistentes pero quien mejor te lo puede decir es la empresa.

  • Tener todos los seguros en regla. ¿Sabes que en el caso de que haya algún percance, el que contrata es corresponsable de los daños que se produzcan entre el personal contratado? Así que confirma que todo está bien.

  • Transporte adecuado para evitar que se rompa la cadena de frio y permita cuidar la calidad de los ingredientes.

  • También debes valorar que los recipientes, en el caso de que sean desechables, sean además reciclables. Hay que cuidar el medio ambiente.

Otras claves a tener en cuenta

Termino con una serie de ideas para conseguir que tu evento sea memorable:

  • El catering debe ir en consonancia con el tema y, sobre todo, con los invitados. Imagina que es una delegación árabe y pones cerdo agridulce porque el acto es para celebrar la entrada de la empresa en China. Es un ejemplo extremo pero te ayudará a darte cuenta de la importancia de este punto.

  • Si la comida se va a hacer en el propio lugar donde se celebra el acto, asegúrate de que el local cumple las condiciones para ello. El asesoramiento de la empresa de catering te será de gran ayuda. De hecho, es conveniente que te acompañen en una de las visitas de preparación.

  • Aunque el evento sea un cóctel, deberías tener sillas preparadas por si alguno de los asistentes necesita descansar o prefiere estar sentado/a.

  • En los actos de empresa, personaliza con el logo y los colores corporativos tanto los alimentos como, si puedes, los uniformes del personal que atienda a tus invitados.

  • Cuida no pasarte de presupuesto. Aquí también el catering te puede asesorar.

  • Sé creativo, original e innovador pero no sirvas alimentos arriesgados como una tortilla de grillos, que he leído que estaba entre las tendencias para este año pero que, en general, va a hacer poca gracia a los comensales, sobre todo, si lo descubren después de haberla probado.

  • Los profesionales que atiendan a los asistentes deben ser respetuosos, corteses, educados y, por favor, simpáticos: un barman borde puede arruinarte el catering.camarera sirviendo en un catering

  • Pide referencias de la empresa y busca también en Internet las opiniones de otros clientes. Además, hay buscadores especializados como, por ejemplo, Fundeat.

  • Elige el tipo de alimento en relación a la hora en que se vaya a ingerir. Una comida copiosa puede dejar adormilados a los asistentes, si luego tienen que seguir trabajando o entrar en una presentación. Tampoco exageres ni te quedes corto/a con las cantidades.

  • Aprovecha los productos autóctonos y de temporada. Supón que el evento se celebra en La Rioja y pones vino de Valdepeñas…

  • Piensa en el lugar que ocupará cada cosa: las mesas, las barras, la cocina, etc. De nuevo, el catering te ayudará.

  • El número de camareros dependerá del tipo de evento. Consulta con la empresa.

Por último, en este largo artículo de Bloggy Mary, te pongo el enlace de un curioso documento que me he encontrado, que se titula “Planificación y dirección de servicios y eventos en restauración”, y que da las claves para que el propio servicio de catering funcione bien.

Y aquí tienes los artículos en los que he tratado, más de soslayo, el catering:

¿Algo que añadir? Espero tus comentario. Gracias, como siempre, por ellos y por compartir si te ha resultado de interés. ¡Qué aproveche!

María Rubio

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Tres errores que pueden dar al traste con el Evento que organizas

Murphy es un asistente indeseado que acude inevitablemente a todos los eventos. Por mucho que intentes cubrir los posibles errores que puedan presentarse, por mucho que busques soluciones para todos ellos, siempre te encontrarás con algún imprevisto. Esto es así y los organizadores lo tenemos asumido.

nadie es perfecto

¿La razón? Obvia. Somos humanos y nos equivocamos. Pero, a parte, hay desastres que es imposible predecir. Hace unos años, organizamos una rueda de prensa para presentar una superinnovadora técnica médica, confirmaron una treintena de medios y solo apareció uno de casualidad; se había producido una noticia importante de última hora y adiós a la presentación.

En otra ocasión, el agotamiento provocó que me desmayara ya una vez concluido el acto que organizábamos. Eso sí, rodeada de periodistas.

Son solo dos casos que pueden ocurrir (de hecho, ocurrieron) y que los profesionales es difícil que preveamos. Tal vez este último hubiera sido más factible de imaginar pero ni se te pasa por la imaginación que vayas a caerte redonda y sin conocimiento en medio de un grupo de informadores. Fueron unos segundos pero el susto que se llevaron, creo que quedó para los anales.

Sin embargo, puede haber errores insignificantes, otros de fácil solución que pasen desapercibidos y unos pocos, como los que te he contado, que son inevitables. Lo que de ningún modo debemos consentir son los medianos y los grandes, aquellos inexcusables que proceden de una mala planificación. He aquí algunos de ellos que, en mi opinión, hemos de evitar a toda costa.

Olvidarnos de establecer o de respetar los objetivos y los tiempos del evento

Un acto, sea del tipo que sea, debe organizarse por algo. Has de olvidarte del “¡vamos a hacer una presentación porque yo lo valgo!” (o porque lo ha hecho mi competencia, o porque mi producto/servicio me parece genial y seguro que los demás piensan lo mismo, o porque…).

Podemos hablar de mejorar la imagen de la empresa, del descubrimiento de una placa conmemorativa con asistentes importantes, de un networking, etc. Pregúntate siempre qué quieres conseguir con el evento que vas a organizar y si no te sale ninguna respuesta, mejor busca otra posible vía de comunicación.

También ocurre que tenemos nuestro objetivo pero que, según estamos planificando el acto, nos olvidamos de él o lo dejamos en segundo lugar, cegándonos con la espectacularidad de la puesta en escena, por ejemplo.

establecer objetivos en un evento

Un evento siempre debe contar con una estrategia clara y precisa, con una planificación y un buen cronograma que eviten los resquicios, que sean conocidos por todos los afectados y que den respuesta a posibles complicaciones. Contar con un plan B en cuanto a ubicación (imagina que llueve y estás al aire libre), ponentes y actuaciones (en el caso de que los hubiera), catering, etc., es una excelente idea.

Ah, y por favor, el cliente, la empresa o quien organice, debe darnos tiempo para trabajar. Eso de crear algo de la nada y que funcione, requiere un esfuerzo que no se puede hacer de la noche a la mañana, ni de ayer para hoy, ni siquiera de una semana a otra… a menos que queramos hacer una chapuza.

Falta de flexibilidad en la organización y en las negociaciones

Viene a ser la otra cara de la moneda de lo que te comentaba en el anterior punto. Una cosa es tener bien atado el desarrollo del evento y otra muy distinta es encabezonarnos con llevarlo hasta las últimas consecuencias, aunque las circunstancias cambien.

Y lo hacen casi siempre. Es raro que todo salga como lo tienes estructurado. Suele haber cambios de última hora, esos imprevistos que antes te explicaba. Debes tener la suficiente cintura para bregar con ellos. Los profesionales somos especialistas en la improvisación: no nos queda otra.

Otro de los errores que también dan al traste con un acto, sobre todo cuando es oficial, tiene lugar durante las negociaciones previas. Existen personas más intransigentes o más conscientes de su importancia. Requiere mucha mano izquierda reconducir la situación para que no se desvirtúe el objetivo que queremos conseguir y lo que queremos comunicar.

Un ejemplo muy reciente de ello fue la inauguración de los Juegos Olímpicos de Invierno en Pyeongchang, Corea del Sur. Organizar la tribuna de autoridades tuvo que ser un verdadero suplicio para los profesionales del protocolo, como explica en este interesante artículo, que te recomiendo leer, Carlos Fuente.

Sin llegar a dichos extremos, es necesario que sepas ceder lo justo para llegar a un acuerdo, también con los proveedores. Más que un “no”, puede ser conveniente un “podemos mirarlo pero qué te parece si…” y damos una alternativa que acerque posiciones. De esta forma, todos los implicados estarán cómodos y partirás de una buena posición para conseguir el éxito.

Errores en la localización, falta de licencias y permisos, y fallos de tecnología

Imagina que quieres organizar un networking. Decides que la mejor ubicación es la “plaza” de un centro comercial porque te dan muchas facilidades. Como la dirección te deja, aprovechas los huecos y tapas, en parte, las entradas y salidas a algunas tiendas. Además, quieres invitar a influenciadores para que transmitan en directo lo que ocurre y te olvidas de comprobar el wifi o que llegue bien el 4G.

Creo que no hace falta que te diga cuál va a ser el resultado. El jaleo del centro comercial impedirá a los asistentes relacionarse, los dueños de las tiendas se quejarán y pondrán el grito en el cielo porque ni siquiera los avisaste, y las críticas en medios sociales provocarán una evidente crisis de comunicación. Vamos, la tormenta perfecta.

Para el éxito de un evento, sea cual sea, es crucial encontrar el lugar adecuado. Si vamos a, por ejemplo, hacerlo en una vía pública, habrá que solicitar los permisos oportunos al ayuntamiento. Y contar con la tecnología apropiada y necesaria, cada vez más, se convierte en un requisito imprescindible.

evento en la calle

En este sentido, tampoco has de olvidar los medios técnicos que necesitan los ponentes o las actuaciones, en el caso de que las haya, para su intervención. Ni, si invitas a televisiones y radios, los lugares de conexión y de ubicación de las cámaras y los micrófonos.

Se trata, pues, de considerar y cuidar el máximo de detalles posible, ser creativos e imaginativos ante los imprevistos, tener planes B y C de todo, contar con tiempo y dinero suficientes (sería bueno tener una partida para los imponderables) y rezar lo que sepas o cruzar los dedos, como prefieras, para que los errores no se vean y el evento sea un éxito.

¿Añadirías algo más? Gracias por tus comentarios y por compartir la entrada de Bloggy Mary si te ha resultado de utilidad

María Rubio

Claves para que la Música marque la diferencia en tu Evento

Qué es para ti la música. De qué tipo de gusta. Cuando escuchas una de tus canciones favoritas, qué sientes, qué te hace sentir. Piensa un segundo en las preguntas precedentes e incluso, antes de contestar, escucha tu melodía, esa con la que te identificas, que mueve todo dentro de ti. ¿Ya lo tienes?

Claves para que la música marque la diferencia en tu evento

Fíjate: puede entristecerte, alegrarte, llenarte de energía, hacerte llorar, ponerte la carne de gallina; puede hacer que tu corazón lata a mayor velocidad, conseguir que bailes a solas o en compañía. Te acerca a los que quieres, te trae recuerdos mejores o peores, incluso tiene capacidad terapéutica,…

Ahora dime, si los eventos son experiencias, ¿debería la música estar presente en la mayoría de ellos (ojo, no en todos)?

Es evidente, por supuesto que sí.

Hace un par de años, en esta entrada de Bloggy Mary, reflexionábamos sobre cómo las empresas deberían identificarse con un color, un olor y un sonido a la hora de comunicar. Hoy, en cambio, me voy a centrar en la música más allá de la marca, que, como es normal, debería tenerla presente en los eventos corporativos.

Pero fuera de ella, de la propia de la organización, dotar a un acto de varios tipos de música o de una sola, funciona muy bien. Y lo hace por varias razones:

  • Sirve para separar las diferentes partes del evento o para permanecer en segundo plano para generar ambiente.

  • Anima a participar o a escuchar, según.

  • Ayuda a que el evento permanezca más tiempo en la mente de los que han asistido.

  • Como hemos visto, provoca emociones.

A la hora de elegirla, no vale cualquier capricho de la persona que decide sobre ella. Al igual que ocurre en cualquier otro de los elementos que configuran un evento, es preciso una estrategia que debe responder a varias preguntas, a saber:

  • ¿Necesitas o no tener música? Es lo primero que debes decidir. Una junta de accionistas puede requerir que, mientras empieza, pongas la melodía corporativa pero que luego no necesites nada más. Y, por eso mismo,…

  • Qué tipo de acto estás organizando. No es igual una fiesta de empresa, que una boda, un congreso o una conmemoración institucional.

  • A quién va dirigido. El público asistente siempre debe estar en tu cabeza. Recuerda que hay que ofrecerle experiencias inolvidables. Ten presente su edad, el perfil perfil personal o/y profesional que tiene, etc.

  • Cómo y para qué la vas a utilizar, ¿para fomentar la participación? ¿Para separar las diferentes partes del acto? ¿Para que exista cierto recogimiento? ¿Qué sensaciones quieres provocar? ¿Qué finalidad persigues con ella?

  • De qué recursos dispongo en el lugar de celebración. Si es pequeño, meter a un grupo puede ser una pésima opción. También has de mirar las capacidades técnicas de que dispones o tienes posibilidad de disponer. Hay ocasiones en que el local te impone ya una determinada decisión.

  • ¿Música en directo o grabada? La primera siempre ofrece una mejor experiencia y recuerdo entre los asistentes, pero dependerá del presupuesto que tengas, y de si es necesaria o no y hasta qué punto. En el ejemplo de la primera pregunta, en realidad, es absurdo contratar a un grupo… o no, depende de tus objetivos, como siempre.

En este último punto, si te decides por el directo, deberías pensar si es mejor un DJ o un grupo. El primero siempre ofrece una mayor flexibilidad, es más informal y, por lo general, supone un menor desembolso. El segundo, en cambio, genera un mayor impacto. Es decir, cada elección tiene sus pros y sus contras, que habrás de sopesar.

notas de música - partitura

Una vez que tienes claras las respuestas, toca elegir el repertorio más apropiado. Existen, y lo sabes bien, muchos tipos de música pero, para que te hagas una idea, esta es la relación entre los más importantes y el evento que quieras organizar:

  • Clásica: es más formal y tranquila. Muy apropiada para poner en el inicio y en el final.

  • Jazz: sirve para dar ambiente a un networking, por ejemplo. Genera una atmósfera elegante y sofisticada.

  • Blues y swing: para actos en los que necesites que sean más dinámicos y “frescos”.

  • Electrónica: es perfecta cuando quieres romper, ser más innovador y moderno.

  • Bandas sonoras: si son épicas, acompañan a una recogida de premios, a una entrega de medallas, etc.; cuando son más suaves, pueden estar de ambiente durante la comida de una boda, etc. Juega con ellas.

  • Baile y comercial: pues eso, fomentar que los asistentes salgan a la pista y lo den todo, como si no hubiera un mañana.

También tienes pop, rock, new age, folk, etc. Se trata de jugar con aquellas que mejor experiencia ofrezcan al público según todos lo que hemos visto.

Por último, has de tener presente el tipo de evento. Así, en uno de carácter social, la música debe estar en segundo plano y, por lo tanto, con un volumen tirando a bajo y ritmos tranquilos. Para los empresariales, sirve para completar el ritmo. Mientras que para los institucionales, dependerá del carácter de estos; la temática es la que dicta el repertorio.

Recuerda que en los detalles está la diferencia, que muchas veces menos es más y que sería una pena pensar, al final de un evento que hayas organizado, ¡qué bien hubiera venido aquí meter un poco de música!

¿Te animas a responder a las preguntas que te he ido haciendo a lo largo del artículo? Gracias por tus comentarios, aquí y en las redes, y por compartir la entrada si te ha gustado.

María Rubio