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Tres errores que pueden dar al traste con el Evento que organizas

Murphy es un asistente indeseado que acude inevitablemente a todos los eventos. Por mucho que intentes cubrir los posibles errores que puedan presentarse, por mucho que busques soluciones para todos ellos, siempre te encontrarás con algún imprevisto. Esto es así y los organizadores lo tenemos asumido.

nadie es perfecto

¿La razón? Obvia. Somos humanos y nos equivocamos. Pero, a parte, hay desastres que es imposible predecir. Hace unos años, organizamos una rueda de prensa para presentar una superinnovadora técnica médica, confirmaron una treintena de medios y solo apareció uno de casualidad; se había producido una noticia importante de última hora y adiós a la presentación.

En otra ocasión, el agotamiento provocó que me desmayara ya una vez concluido el acto que organizábamos. Eso sí, rodeada de periodistas.

Son solo dos casos que pueden ocurrir (de hecho, ocurrieron) y que los profesionales es difícil que preveamos. Tal vez este último hubiera sido más factible de imaginar pero ni se te pasa por la imaginación que vayas a caerte redonda y sin conocimiento en medio de un grupo de informadores. Fueron unos segundos pero el susto que se llevaron, creo que quedó para los anales.

Sin embargo, puede haber errores insignificantes, otros de fácil solución que pasen desapercibidos y unos pocos, como los que te he contado, que son inevitables. Lo que de ningún modo debemos consentir son los medianos y los grandes, aquellos inexcusables que proceden de una mala planificación. He aquí algunos de ellos que, en mi opinión, hemos de evitar a toda costa.

Olvidarnos de establecer o de respetar los objetivos y los tiempos del evento

Un acto, sea del tipo que sea, debe organizarse por algo. Has de olvidarte del “¡vamos a hacer una presentación porque yo lo valgo!” (o porque lo ha hecho mi competencia, o porque mi producto/servicio me parece genial y seguro que los demás piensan lo mismo, o porque…).

Podemos hablar de mejorar la imagen de la empresa, del descubrimiento de una placa conmemorativa con asistentes importantes, de un networking, etc. Pregúntate siempre qué quieres conseguir con el evento que vas a organizar y si no te sale ninguna respuesta, mejor busca otra posible vía de comunicación.

También ocurre que tenemos nuestro objetivo pero que, según estamos planificando el acto, nos olvidamos de él o lo dejamos en segundo lugar, cegándonos con la espectacularidad de la puesta en escena, por ejemplo.

establecer objetivos en un evento

Un evento siempre debe contar con una estrategia clara y precisa, con una planificación y un buen cronograma que eviten los resquicios, que sean conocidos por todos los afectados y que den respuesta a posibles complicaciones. Contar con un plan B en cuanto a ubicación (imagina que llueve y estás al aire libre), ponentes y actuaciones (en el caso de que los hubiera), catering, etc., es una excelente idea.

Ah, y por favor, el cliente, la empresa o quien organice, debe darnos tiempo para trabajar. Eso de crear algo de la nada y que funcione, requiere un esfuerzo que no se puede hacer de la noche a la mañana, ni de ayer para hoy, ni siquiera de una semana a otra… a menos que queramos hacer una chapuza.

Falta de flexibilidad en la organización y en las negociaciones

Viene a ser la otra cara de la moneda de lo que te comentaba en el anterior punto. Una cosa es tener bien atado el desarrollo del evento y otra muy distinta es encabezonarnos con llevarlo hasta las últimas consecuencias, aunque las circunstancias cambien.

Y lo hacen casi siempre. Es raro que todo salga como lo tienes estructurado. Suele haber cambios de última hora, esos imprevistos que antes te explicaba. Debes tener la suficiente cintura para bregar con ellos. Los profesionales somos especialistas en la improvisación: no nos queda otra.

Otro de los errores que también dan al traste con un acto, sobre todo cuando es oficial, tiene lugar durante las negociaciones previas. Existen personas más intransigentes o más conscientes de su importancia. Requiere mucha mano izquierda reconducir la situación para que no se desvirtúe el objetivo que queremos conseguir y lo que queremos comunicar.

Un ejemplo muy reciente de ello fue la inauguración de los Juegos Olímpicos de Invierno en Pyeongchang, Corea del Sur. Organizar la tribuna de autoridades tuvo que ser un verdadero suplicio para los profesionales del protocolo, como explica en este interesante artículo, que te recomiendo leer, Carlos Fuente.

Sin llegar a dichos extremos, es necesario que sepas ceder lo justo para llegar a un acuerdo, también con los proveedores. Más que un “no”, puede ser conveniente un “podemos mirarlo pero qué te parece si…” y damos una alternativa que acerque posiciones. De esta forma, todos los implicados estarán cómodos y partirás de una buena posición para conseguir el éxito.

Errores en la localización, falta de licencias y permisos, y fallos de tecnología

Imagina que quieres organizar un networking. Decides que la mejor ubicación es la “plaza” de un centro comercial porque te dan muchas facilidades. Como la dirección te deja, aprovechas los huecos y tapas, en parte, las entradas y salidas a algunas tiendas. Además, quieres invitar a influenciadores para que transmitan en directo lo que ocurre y te olvidas de comprobar el wifi o que llegue bien el 4G.

Creo que no hace falta que te diga cuál va a ser el resultado. El jaleo del centro comercial impedirá a los asistentes relacionarse, los dueños de las tiendas se quejarán y pondrán el grito en el cielo porque ni siquiera los avisaste, y las críticas en medios sociales provocarán una evidente crisis de comunicación. Vamos, la tormenta perfecta.

Para el éxito de un evento, sea cual sea, es crucial encontrar el lugar adecuado. Si vamos a, por ejemplo, hacerlo en una vía pública, habrá que solicitar los permisos oportunos al ayuntamiento. Y contar con la tecnología apropiada y necesaria, cada vez más, se convierte en un requisito imprescindible.

evento en la calle

En este sentido, tampoco has de olvidar los medios técnicos que necesitan los ponentes o las actuaciones, en el caso de que las haya, para su intervención. Ni, si invitas a televisiones y radios, los lugares de conexión y de ubicación de las cámaras y los micrófonos.

Se trata, pues, de considerar y cuidar el máximo de detalles posible, ser creativos e imaginativos ante los imprevistos, tener planes B y C de todo, contar con tiempo y dinero suficientes (sería bueno tener una partida para los imponderables) y rezar lo que sepas o cruzar los dedos, como prefieras, para que los errores no se vean y el evento sea un éxito.

¿Añadirías algo más? Gracias por tus comentarios y por compartir la entrada de Bloggy Mary si te ha resultado de utilidad

María Rubio

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Claves para que la Música marque la diferencia en tu Evento

Qué es para ti la música. De qué tipo de gusta. Cuando escuchas una de tus canciones favoritas, qué sientes, qué te hace sentir. Piensa un segundo en las preguntas precedentes e incluso, antes de contestar, escucha tu melodía, esa con la que te identificas, que mueve todo dentro de ti. ¿Ya lo tienes?

Claves para que la música marque la diferencia en tu evento

Fíjate: puede entristecerte, alegrarte, llenarte de energía, hacerte llorar, ponerte la carne de gallina; puede hacer que tu corazón lata a mayor velocidad, conseguir que bailes a solas o en compañía. Te acerca a los que quieres, te trae recuerdos mejores o peores, incluso tiene capacidad terapéutica,…

Ahora dime, si los eventos son experiencias, ¿debería la música estar presente en la mayoría de ellos (ojo, no en todos)?

Es evidente, por supuesto que sí.

Hace un par de años, en esta entrada de Bloggy Mary, reflexionábamos sobre cómo las empresas deberían identificarse con un color, un olor y un sonido a la hora de comunicar. Hoy, en cambio, me voy a centrar en la música más allá de la marca, que, como es normal, debería tenerla presente en los eventos corporativos.

Pero fuera de ella, de la propia de la organización, dotar a un acto de varios tipos de música o de una sola, funciona muy bien. Y lo hace por varias razones:

  • Sirve para separar las diferentes partes del evento o para permanecer en segundo plano para generar ambiente.

  • Anima a participar o a escuchar, según.

  • Ayuda a que el evento permanezca más tiempo en la mente de los que han asistido.

  • Como hemos visto, provoca emociones.

A la hora de elegirla, no vale cualquier capricho de la persona que decide sobre ella. Al igual que ocurre en cualquier otro de los elementos que configuran un evento, es preciso una estrategia que debe responder a varias preguntas, a saber:

  • ¿Necesitas o no tener música? Es lo primero que debes decidir. Una junta de accionistas puede requerir que, mientras empieza, pongas la melodía corporativa pero que luego no necesites nada más. Y, por eso mismo,…

  • Qué tipo de acto estás organizando. No es igual una fiesta de empresa, que una boda, un congreso o una conmemoración institucional.

  • A quién va dirigido. El público asistente siempre debe estar en tu cabeza. Recuerda que hay que ofrecerle experiencias inolvidables. Ten presente su edad, el perfil perfil personal o/y profesional que tiene, etc.

  • Cómo y para qué la vas a utilizar, ¿para fomentar la participación? ¿Para separar las diferentes partes del acto? ¿Para que exista cierto recogimiento? ¿Qué sensaciones quieres provocar? ¿Qué finalidad persigues con ella?

  • De qué recursos dispongo en el lugar de celebración. Si es pequeño, meter a un grupo puede ser una pésima opción. También has de mirar las capacidades técnicas de que dispones o tienes posibilidad de disponer. Hay ocasiones en que el local te impone ya una determinada decisión.

  • ¿Música en directo o grabada? La primera siempre ofrece una mejor experiencia y recuerdo entre los asistentes, pero dependerá del presupuesto que tengas, y de si es necesaria o no y hasta qué punto. En el ejemplo de la primera pregunta, en realidad, es absurdo contratar a un grupo… o no, depende de tus objetivos, como siempre.

En este último punto, si te decides por el directo, deberías pensar si es mejor un DJ o un grupo. El primero siempre ofrece una mayor flexibilidad, es más informal y, por lo general, supone un menor desembolso. El segundo, en cambio, genera un mayor impacto. Es decir, cada elección tiene sus pros y sus contras, que habrás de sopesar.

notas de música - partitura

Una vez que tienes claras las respuestas, toca elegir el repertorio más apropiado. Existen, y lo sabes bien, muchos tipos de música pero, para que te hagas una idea, esta es la relación entre los más importantes y el evento que quieras organizar:

  • Clásica: es más formal y tranquila. Muy apropiada para poner en el inicio y en el final.

  • Jazz: sirve para dar ambiente a un networking, por ejemplo. Genera una atmósfera elegante y sofisticada.

  • Blues y swing: para actos en los que necesites que sean más dinámicos y “frescos”.

  • Electrónica: es perfecta cuando quieres romper, ser más innovador y moderno.

  • Bandas sonoras: si son épicas, acompañan a una recogida de premios, a una entrega de medallas, etc.; cuando son más suaves, pueden estar de ambiente durante la comida de una boda, etc. Juega con ellas.

  • Baile y comercial: pues eso, fomentar que los asistentes salgan a la pista y lo den todo, como si no hubiera un mañana.

También tienes pop, rock, new age, folk, etc. Se trata de jugar con aquellas que mejor experiencia ofrezcan al público según todos lo que hemos visto.

Por último, has de tener presente el tipo de evento. Así, en uno de carácter social, la música debe estar en segundo plano y, por lo tanto, con un volumen tirando a bajo y ritmos tranquilos. Para los empresariales, sirve para completar el ritmo. Mientras que para los institucionales, dependerá del carácter de estos; la temática es la que dicta el repertorio.

Recuerda que en los detalles está la diferencia, que muchas veces menos es más y que sería una pena pensar, al final de un evento que hayas organizado, ¡qué bien hubiera venido aquí meter un poco de música!

¿Te animas a responder a las preguntas que te he ido haciendo a lo largo del artículo? Gracias por tus comentarios, aquí y en las redes, y por compartir la entrada si te ha gustado.

María Rubio

Eventos Pop-up o el culto a lo efímero

Una vez terminado el parón de vacaciones, que todos las necesitamos, vuelvo a Bloggy Mary. Y sí, te he echado de menos. Bienvenido de nuevo a tu espacio de Comunicación, Periodismo y Protocolo.

Empiezo con un concepto que seguro que te resultará familiar, sobre todo, relacionado con la restauración y la moda: las pop-up o espacios efímeros.

Varios ejemplos de pop-ups

Cuando me puse a investigar un poco para escribir el artículo, me surgieron varias preguntas que intentaré responderte en él. A saber: ¿son un evento o meras tiendas con fecha de caducidad? ¿Qué las diferencia, por ejemplo, de una feria o de un mercadillo? ¿Sirven para cualquier sector, por ejemplo, para el B2B o solo para los dos aludidos en el párrafo anterior, es decir, dirigido al consumidor final? ¿Tiene cualquier negocio el potencial de generar una pop-up de éxito?

Evento sí o evento no

Aquí entramos en la propia definición del término. Si buscas en Wikipedia, lo primero que te encontrarás es que son tiendas efímeras pero, si sigues leyendo, el concepto queda mucho más claro:

  1. permiten a las marcas tener una presencia en los sitios más emblemáticos y cotizados de las ciudades y ampliar su presencia en el mercado durante un tiempo determinado.

  2. Se trata de marketing experiencial, que ofrece a las empresas un canal directo de venta, una manera eficaz para fidelizar a los clientes y la posibilidad de descubrir nuevos mercados.

  3. Las Pop Up Shops permiten a las marcas crear un ambiente único que involucra a sus clientes, así como genera sensaciones de relevancia e interactividad

Por un lado, parece que el objetivo es la venta pero, por otro, busca la generación de experiencias y el reconocimiento de marca. En estos dos últimos aspectos, que agrupan los tres puntos anteriores, es donde queda claro que sí, que se trata de un evento que puede ser muy interesante para las marcas porque, cuando se hace bien, además de los ingresos, genera imagen y un gran impacto por poco dinero, ya que la creatividad es prioritaria.

¿Mercadillo? ¿Feria? No, pop-up

Sin duda, su duración efímera la asemeja a ambos. En el caso de la feria, también el objetivo de conseguir imagen de marca está presente y es precisa una buena dosis de creatividad, en especial cuando se trata de destacar entre cientos de stands. Y en el mercadillo, dependiendo de la ubicación, el encanto puede estar asegurado. Las coincidencias acaban ahí.

Respecto a la feria, el pop-up no tiene por qué encerrarse entre cuatro paredes. Se puede celebrar en un autobús o en una carpa, en la terraza de un bar, en un contenedor o en medio de la playa. Siempre en lugares especiales, con encanto, incluso en el centro de las ciudades, en locales desocupados,… Lo importante es la experiencia del que acude a ella, lo que termina redundando en ventas. Además, la exclusividad que ofrece es mayor que en aquella.

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Un mercadillo tampoco es lo mismo, sea especializado o con puestos de muy diversa índole. Lo habitual es que tenga una periodicidad, cosa de la que carecen las pop-ups, y su único objetivo es la venta por lo que va dirigido a un público mayoritario, cuanto más, mejor.

Estas son las diferencias que veo, aunque seguro que a ti se te ocurren muchas más. ¿Y si me las cuentas en los comentarios? Sigamos.

Las empresas de cualquier sector ¿están invitadas al festín? ¿Y las B2B?

Cómo podría hacer una pop-up una empresa de servicios. Por lo que he visto, todas las que organizan estos eventos tienen algo físico que vender, sea un menú, un vestido o dispositivos electrónicos. Ahora bien, sí se pueden ofrecer como valor añadido: compra una tableta y la formación de tu equipo para que saquen el máximo partido a las cientos de opciones disponibles para tu sector. Podría ser una posibilidad. Ahora bien, solo servicios, por sí mismos, creo que resultan complicados de organizar en pop-ups.

En este mismo sentido, la verdad es que no conozco ningún caso que avale su uso por las B2B, ya que para eso están las ferias (otra distinción) y los actos más corporativos. Parece, por lo tanto, que los eventos que nos ocupan en este artículo siempre se dirigen a un cliente final.

Todo ello significa solo lo que acabo de decir, que me faltan ejemplos que confirmen su uso. Tal vez existan y no los haya encontrado. Quién sabe, a lo mejor tú tienes alguna información al respecto…

Grandes o pequeñas: yes, we can

Según comentábamos más arriba, la creatividad es un elemento fundamental y los negocios no necesitan pagar un alquiler mensual para celebrar las pop-ups, por lo que el coste deja de ser un problema.

Eso significa que pueden crearlas desde pymes hasta grandes compañías; es una ventaja interesante para luchar en igualdad de condiciones, como ocurre con las redes sociales.

Beneficios de las pop-ups

Además de los señalado a lo largo y ancho del artículo, el ser un espacio efímero y acotado le da el atractivo de la escasez, lo que hace que el producto sea más deseable.

También los clientes pueden ver y tocar, lo que es imposible, por ejemplo, en una tienda online. Consigue, por lo tanto, que sea más confiable.

El objetivo puede ser de lo más variado: librarnos del stock, lanzamientos de productos o de líneas nuevas, presentaciones, imagen de marca, etc., e incluso todos ellos juntos.

Manos a la obra

Para crear una pop-up, al igual que en cualquier evento, el espacio donde se celebra es fundamental porque hablamos de crear experiencias únicas.

Este punto y la decoración que queramos hacer serán los que se lleven gran parte del presupuesto. Así que, tenemos que ser muy conscientes de las disponibilidades económicas a la hora de planificar lo uno y lo otro. De nuevo, ya sabes, la creatividad al poder.

Una vez que tienes claros ambos puntos, toca promocionar, promocionar y promocionar. Aquí las redes sociales juegan un papel muy importante, al igual que el trabajo que desarrollen los influencers, si es que decidimos invitar a alguno, lo que también puede dar un buen bocado al presupuesto.

Es cierto que no necesitamos que acuda uno de los grandes, que nos va a pedir un pico; mejor un embajador de marca, de esos que tienen un número inferior de seguidores fieles y que, a su vez, nos siguen, retuitean y recomiendan.

Recuerda que aspecto interesante puede ser la exclusividad. Define muy bien quién quieres que acuda al pop-up y dirígete a él por los medios que tengas a tu alcance, mejor si son propios y ganados, porque te resultará mucho más asequible.

Tú tienes la palabra ahora. Te he dejado varias preguntas a lo largo del texto y me gustaría también conocer tu opinión sobre las pop-ups. ¿Qué experiencias has tenido? Gracias por tus comentarios y por compartir si te ha gustado.

María Rubio