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Cómo construir una buena Base de Datos de Medios de Comunicación

¡¡Qué suerte!! Tienes un producto o un servicio supernovedoso ya disponible para tus clientes, sabes que va a ser estupendo y que vas a romper el mercado. O puede que no sea tan supernovedoso pero sí el sueño de tu vida. Hasta aquí, perfecto. Ahora bien, el que dispongas de algo no significa que los demás se enteren de su existencia por generación espontánea: tienes que comunicarlo y el boca a boca, por sí solo, no es suficiente.

¡¡comunica!!

Es evidente que cuando estás empezando, los fondos, más que limitados, en ocasiones son inexistentes. Así que, amigo mío, amiga mía, toca añadir más trabajo al que ya tienes para conseguir cumplir con tus objetivos. Sé que el tiempo no te sobra pero menos aún el dinero para contratar a alguien, así que…

Para divulgar tu producto o servicio, puedes recurrir a la comunicación en medios sociales y a la tradicional. Lo ideal es que ambos estén presentes porque los unos complementan y potencian a los otros. Como ya sabes si me lees, lo primero es planificar, planificar y, como tercera opción, planificar.

Supongamos para el caso que ya tienes a punto tu plan de Comunicación y Marketing básico, aunque perfecto para empezar. Vamos a ir por partes. Hoy, en Bloggy Mary, me voy a fijar en una de ellas, la tradicional, y en una herramienta que utilizamos los profesionales, la base de datos de medios. Te voy a dar unas claves para construir la tuya.

Si no sabes utilizar una base de datos, coge un excel y pon título a tus columnas: nombre de medio, contacto, sección, correo electrónico, teléfono y observaciones. ¿Listo? Pues a cumplimentar las celdas.

Cómo construir una buena Base de Datos de Medios de Comunicación

Lo primero que has de tener en cuenta antes de rellenarlas es qué sección dentro del periódico y de la revista, o qué programas radiofónicos y televisivos (y secciones dentro de estos) son los que podrían estar más interesados en sacar tu producto o servicio. ¿Es sociedad, economía, cultura, deportes,…?

También puede ocurrir que sean varias las secciones y programas apropiados para ti, dependiendo del contenido de la información que les mandes. Toca entonces reflejarlos todos en tu base de datos para luego ir enviando las notas a quien o quienes corresponda.

La mejor forma de averiguarlo es estudiando cada medio de Comunicación. Imagina que tu producto o servicio pertenece al sector formativo. Hay periódicos que lo incluirían dentro de sociedad, algunos incluso en cultura, y otros tienen una sección propia. Debes saberlo porque equivocarte supone que todo el esfuerzo previo que has hecho, nos sirve para nada, cae en saco roto. Siempre digo que cuesta igual hacer las cosas mal que hacerlas bien, es más, al tener que corregirlas, perdemos un tiempo precioso. Por lo tanto, mi consejo es que las hagas bien desde el principio.

Ya has hecho el análisis de los medios, incluyendo radio y televisión (¡¡gracias Internet por facilitarnos la vida!!). Sabes a dónde te vas a dirigir y puede que tengas hasta el nombre de los periodistas más afines a tu comunicación. Ahora te falta dar un paso más: averiguar su dirección de correo y el teléfono de contacto.

datos de contacto del periodista

Puede ocurrir que el propio medio te ofrezca los datos de contacto. Suele venir con este mismo nombre y estar situado en la parte inferior de la web, aunque a veces puede estar arriba pero suele encontrarse un tanto escondido, en general. Sin embargo, esto no suele ser suficiente.

Hay varias bases ya construidas, de acceso público, que te ayudarán en ello y, además, te servirán para encontrar nuevos medios de Comunicación de los que desconocías su existencia, bien por ser locales o bien por ser muy sectoriales, lo que te puede resultar tremendamente útil.

La primera base a la que tienes que acudir está en la web de la Moncloa. Sí, en esa de Presidencia de Gobierno. La actualizan cada año y la puedes consultar en formato digital, descargártela en un pdf, añadir la aplicación a tu móvil e incluso, a cambio de que mandes los sellos, que te la envíen a tu casa en papel. Es la Agenda de la Comunicación.

En ella también se reflejan los datos de los corresponsales en España de los medios internacionales, la dirección de los servicios de prensa oficiales, etc. Pero, por si tu negocio o el servicio que prestas es en el ámbito local, tienes un apartado que te puede resultar muy interesante: provincias. En él podrás revisar todos los medios que hay en la tuya. Es fácil de utilizar, intuitiva y muy completa.

Al igual que ocurre con el gobierno central, las autonomías e incluso muchos ayuntamientos de cierta entidad, disponen de sus propias bases de datos. Lo bueno de estas es que, en casi todos los casos, tienes el contacto directo del periodista y que, como verás cuando te pongan a ello, un sola persona puede dar cobertura a varios medios, lo que te facilitará las cosas. Para que veas como son, te dejo el enlace a la agenda de la Comunidad de Madrid y la del Ayuntamiento de Barcelona.

La tercera vía, sobre todo para los medios más sectoriales, es acudir a las webs de las cámaras de comercio y de las asociaciones profesionales.

Además de la investigación previa que te decía de investigar en los medios, verás que te habrán salido otros muchos de los que desconoces la temática. Prácticamente todos están en Internet, así que te toca entrar en ellos y averiguar a qué se dedican y si te interesan.

análisis de los medios de comunicación

Por último, cuando no queda más remedio porque no encuentras el contacto del redactor apropiado, hay que llamar por teléfono al medio y preguntar. Los grandes tienen una figura, la secretaria o secretario de redacción, que está justo para eso; tú le explicas el tema de la información, y él o ella te da el nombre y el correo del redactor adecuado.

Empresas como Unidad Editorial (El Mundo, Yo Dona, Telva, Marca Motor, Actualidad Económica, etc.) tienen implementado un contestador para distribuir las llamadas. Es recomendable utilizarlo puesto que esperar a que te coja el teléfono el operador de turno puede llegar a ser desesperante, te lo garantizo. Te pasan pronunciando el nombre de la publicación, del redactor, de la sección, etc.

Hay otras que te vienen con el típico de “pulse 1 si quiere hablar con…”, “pulse 2 para nacional”, “pulse 3 para economía”,… Pues nada, pulsas el correspondiente y a la persona que te atienda, en este caso o en el anterior, le explicas que tienes una información sobre tal tema y le preguntas a quién tendrías que mandarla. Los periodistas suelen ser muy amables, a pesar de que a veces no lo parezcan, y prefieren eso a que les llenes el buzón con contenidos que no les interesan lo más mínimo.

Así, poco a poco, irás cumplimentando tu base de datos. Hazlo bien, manda noticias de calidad, haz el seguimiento oportuno y te encontrarás con que tienes un altavoz brutal de tu negocio o servicio, gastando tiempo pero no dinero.

Un aviso final muy importante. Cuando empieces a hacer Comunicación, te llamarán por teléfono diciendo que representan a tal medio y que tienen una publicación que se insertará en él. Querrán hacerte una entrevista y, a cambio, te pedirán dinero. Por mi experiencia, suele rondar entre los mil y los seis mil euros. Cuidado y no permitas que te engañen; estás pagando publicidad y el que te llama NO es un periodista, es más, ni siquiera es el medio sino una empresa que gestiona ese cuadernillo que irá insertado. Los informadores no cobran por publicar las noticias: ellos tienen su salario, bajo en general eso sí.

En resumen, para construir tu base de datos tienes cinco opciones, todas complementarias:

  • Investiga cada medio, y observa cuál es la sección y el periodista más afín. Mira en Contacto o un enlace semejante para ver sus datos.

  • Entra en la web de la Agenda de la Comunicación.

  • Mira en las páginas de tu comunidad autónoma y de tu ayuntamiento.

  • Investiga en las cámaras de comercio y asociaciones de tu sector.

  • Llama al medio de comunicación.

Una base de datos es un documento vivo que tendrás que ir actualizando pero se trata de una gran herramienta de comunicación. ¿Te animas a preparar la tuya? ¿Conoces algún otro lugar donde encontrar contactos de periodistas?

Gracias por comentar y por compartir.

María Rubio