Las múltiples posibilidades de la Tecnología en los Eventos y por qué utilizarla

Los eventos son cada vez más tecnológicos. El objetivo de crear una experiencia lo más intensa e inmersiva posible entre los asistentes hacen que el empleo de las TIC se convierta en algo necesario antes, durante y después de aquellos, sobre todo cuando se está normalizando su uso y abaratando los costes. Por un lado, facilitan la labor de los organizadores y, por otro, crean momentos inolvidables (o eso se intenta) entre el público.

Además, este tiene entre las manos un potente ordenador portátil, el móvil, con el que puede interactuar con otras personas, retransmitir e intervenir de mil formas posibles en el desarrollo del acto.

Aunque en otros artículos de Bloggy Mary ya he mencionado algo sobre el tema de hoy, esta vez lo convierto en protagonista. ¿Me acompañas?

Como bien sabes si has leído alguno de mis artículos, siempre considero que la tecnología debe estar al servicio de un objetivo y no convertirse en él, a menos que lo sea. Nos puede ayudar mucho pero también ser un obstáculo y desdibujar el verdadero sentido del evento bajo el deslumbre de los focos.

Dicho esto, veamos te cómo ayudan las TIC en el antes, el durante y el después.

posibilidades de la Tecnología en los Eventos

Todo empieza una vez que ya sabes qué quieres, tu objetivo, y conoces al público al que te vas a dirigir. Es el momento de trazar la planificación y ver cómo alcanzarlo. Con un presupuesto y los dos puntos iniciales bien claros, debes elegir si necesitas la tecnología, cómo, para qué, con qué meta y si te alcanza el dinero para ello.

El decantarte, por ejemplo, por el reconocimiento facial, aunque tengas fondos de sobra (mira que lo dudo), si el evento es pequeñito, es un gasto superfluo que solo sirve para presumir ante los asistentes de lo innovador que puedes ser. Recuerda: la tecnología está al servicio de un objetivo, no al revés.

Una vez elegida, no se queda ahí la cosa, debes tener guionizado el uso que le vas a dar, cuándo, dónde la vas a poner (gafas de realidad virtual, entre otras opciones), los recursos de personal para que funcionen y, por supuesto, formarlos para que sepan sacarle el máximo rendimiento de cara al público, sin que se produzcan fallos o los mínimos posibles (ya sabes lo de la Ley de Murphy).

En cuanto a las opciones tecnológicas, veamos algunas:

  1. Identificación de los asistentes:

    1. Códigos QR y de barras: el segundo es el más antiguo y el primero funciona de forma similar, viene a ser casi como una evolución. Hay que escanearlos en la entrada. Está bien cuando el evento no es multitudinario. También se pueden establecer puntos de acceso, como los de algunos supermercados, donde lo pones bajo el escáner, se levanta la barrera y los asistentes pasan.

    2. Biometría y reconocimiento facial: de lo ultimísimo e ideal para grandes actos, como conciertos o acontecimientos deportivos. En el primer caso, puede hacerse con la huella dactilar o el iris. El segundo es evidente. También sirve durante la celebración para recabar datos, que los asistentes puedan realizar pagos o que tengan acceso a determinados espacios exclusivos. Eso sí, como novedosos que son, aún tienen fallos. Puede ser que, para la identificación, den algún problema.

    3. Chips de radiofrecuencia (RFID): llevan ya un tiempo entre nosotros. A través de pequeños sticks, podemos realizar una rápida identificación y también ver la actividad del asistente durante el evento.

    4. Comunicación de corto alcance (NFC) y Contactless: además de para pagos, al igual que las anteriores, tienes la opción de utilizarlos para hacer los accesos más ágiles y para ver el recorrido del usuario a través del recinto.

    5. Beacons: una tecnología muy interesante que nos permite, junto con la identificación, mandar al móvil la información que consideremos que puede ser de su interés: comienzo de las ponencias, permitir la localización, enviar ofertas, dar la bienvenida, etc.

  2. Durante el evento: como ya has visto, muchos de las opciones para permitir la entrada de los visitantes, sirven para aprovecharlas durante la celebración en sí. Pero hay otras que la harán inolvidable… siempre que sean acordes con los objetivos que nos hemos propuesto.

    1. Vídeo mapping: te sonará de haberlo visto proyectado en edificios, donde simula mil y una historias. Desde luego, no es para actos pequeños y su espectacularidad se adapta más al aire libre que a entornos cerrados, donde existen otras opciones muy efectivas.

    2. Realidad virtual y aumentada: supongo que conoces la diferencia entre ambas (la primera es inmersiva y en la segunda interaccionas con tu entorno). Incluirlas de forma que tengan sentido en el evento, y no solo porque es la novedad, puede conseguir que los asistentes experimenten lo que quieras o darles la información que precisan en un determinado instante.

    3. Robots, chatbots y asistentes virtuales: las tareas pueden ser de lo más variadas. Pueden recibir a las personas, ofrecerlas información, dar apoyo al visitante, traer y llevar cosas en el primer caso, etc.

    4. Hologramas: eso que parece que alguien está ahí, delante tuya, pero que, en realidad no es así es, sin duda, un golpe de efecto que, además, te ayudará a personalizar el espectáculo (elijo este sustantivo a propósito) e incluso interaccionar con el público. También lo puedes utilizar para crear escenarios novedosos e imposibles de “traer” si no es gracias a esta tecnología. Eso sí, es cara, muy cara.

    5. Streming o retransmisión en directo: ya totalmente consolidado, permite que cualquier persona, en cualquier parte del mundo, pueda seguir el evento sin necesidad de estar físicamente presente. Si a ello le añades que puedan intervenir a través, por ejemplo, de las redes sociales, conseguirás una mejor experiencia.

    6. Y hablando de ellas, con las redes puedes dinamizar el antes, el durante y el después. La participación de un buen social media manager y la ejecución del community se tornas, hoy por hoy, imprescindibles en cualquier acto que se precie. Además, Twitter, Facebook, Instagram y LinkedIn, que se ha sumado hace poco, ofrecen al asistente herramientas específicas para los eventos que podemos aprovechar también a nuestro favor, incitando su utilización e incluso premiándola.

    7. Drones: cuando se trata de grandes celebraciones al aire libre, puede resultar muy interesante ver lo que ocurre desde diferentes perspectivas. Además sirven para actividades de trabajo en equipo (team building).

    8. Aplicaciones móviles: con ellas, el asistente estará más informado e interactuará más fácilmente. Ideal para networkings, congresos, dinámicas de equipo, etc.

  3. Tras el evento: toda la tecnología que has estado utilizando es perfecta para sacar datos y conclusiones que permitan evaluar el éxito del evento, lo que debes mejorar, qué ha funcionado y qué no. Aprovecha lo que tienes para analizar lo ocurrido.

Como ves, la tecnología en los eventos va más allá de los eventos tecnológicos. Mucha de ella tiene un precio asequible y otra más bien al contrario, pero se irá abaratando con el tiempo. Y sí, sé que insisto mucho, pero incluirla sin un motivo justificado supone un coste adicional del que no sacáis ningún provecho ni tú ni tu público. Buscar el llamado “efecto wow” a toda cosa, va en detrimento de tus objetivos.

Por cierto y antes de que se me olvide, por favor, vigila que la wifi tiene capacidad suficiente y funciona perfectamente. Ni te imaginas la cantidad de actos que se han ido al traste por este pequeño (bueno, no tan pequeño) detalle.

Tú turno. ¿Has utilizado alguna de esta tecnología en tus eventos? ¿Cuál ha sido la experiencia? ¿Conoces otra que pueda ser interesante? Como asistente, cuál te gustaría ver. Gracias, como siempre, por tus comentarios y por compartir este artículo de Bloggy Mary si te ha gustado

María Rubio

 

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Una respuesta a “Las múltiples posibilidades de la Tecnología en los Eventos y por qué utilizarla

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