Tres errores que pueden dar al traste con el Evento que organizas

Murphy es un asistente indeseado que acude inevitablemente a todos los eventos. Por mucho que intentes cubrir los posibles errores que puedan presentarse, por mucho que busques soluciones para todos ellos, siempre te encontrarás con algún imprevisto. Esto es así y los organizadores lo tenemos asumido.

nadie es perfecto

¿La razón? Obvia. Somos humanos y nos equivocamos. Pero, a parte, hay desastres que es imposible predecir. Hace unos años, organizamos una rueda de prensa para presentar una superinnovadora técnica médica, confirmaron una treintena de medios y solo apareció uno de casualidad; se había producido una noticia importante de última hora y adiós a la presentación.

En otra ocasión, el agotamiento provocó que me desmayara ya una vez concluido el acto que organizábamos. Eso sí, rodeada de periodistas.

Son solo dos casos que pueden ocurrir (de hecho, ocurrieron) y que los profesionales es difícil que preveamos. Tal vez este último hubiera sido más factible de imaginar pero ni se te pasa por la imaginación que vayas a caerte redonda y sin conocimiento en medio de un grupo de informadores. Fueron unos segundos pero el susto que se llevaron, creo que quedó para los anales.

Sin embargo, puede haber errores insignificantes, otros de fácil solución que pasen desapercibidos y unos pocos, como los que te he contado, que son inevitables. Lo que de ningún modo debemos consentir son los medianos y los grandes, aquellos inexcusables que proceden de una mala planificación. He aquí algunos de ellos que, en mi opinión, hemos de evitar a toda costa.

Olvidarnos de establecer o de respetar los objetivos y los tiempos del evento

Un acto, sea del tipo que sea, debe organizarse por algo. Has de olvidarte del “¡vamos a hacer una presentación porque yo lo valgo!” (o porque lo ha hecho mi competencia, o porque mi producto/servicio me parece genial y seguro que los demás piensan lo mismo, o porque…).

Podemos hablar de mejorar la imagen de la empresa, del descubrimiento de una placa conmemorativa con asistentes importantes, de un networking, etc. Pregúntate siempre qué quieres conseguir con el evento que vas a organizar y si no te sale ninguna respuesta, mejor busca otra posible vía de comunicación.

También ocurre que tenemos nuestro objetivo pero que, según estamos planificando el acto, nos olvidamos de él o lo dejamos en segundo lugar, cegándonos con la espectacularidad de la puesta en escena, por ejemplo.

establecer objetivos en un evento

Un evento siempre debe contar con una estrategia clara y precisa, con una planificación y un buen cronograma que eviten los resquicios, que sean conocidos por todos los afectados y que den respuesta a posibles complicaciones. Contar con un plan B en cuanto a ubicación (imagina que llueve y estás al aire libre), ponentes y actuaciones (en el caso de que los hubiera), catering, etc., es una excelente idea.

Ah, y por favor, el cliente, la empresa o quien organice, debe darnos tiempo para trabajar. Eso de crear algo de la nada y que funcione, requiere un esfuerzo que no se puede hacer de la noche a la mañana, ni de ayer para hoy, ni siquiera de una semana a otra… a menos que queramos hacer una chapuza.

Falta de flexibilidad en la organización y en las negociaciones

Viene a ser la otra cara de la moneda de lo que te comentaba en el anterior punto. Una cosa es tener bien atado el desarrollo del evento y otra muy distinta es encabezonarnos con llevarlo hasta las últimas consecuencias, aunque las circunstancias cambien.

Y lo hacen casi siempre. Es raro que todo salga como lo tienes estructurado. Suele haber cambios de última hora, esos imprevistos que antes te explicaba. Debes tener la suficiente cintura para bregar con ellos. Los profesionales somos especialistas en la improvisación: no nos queda otra.

Otro de los errores que también dan al traste con un acto, sobre todo cuando es oficial, tiene lugar durante las negociaciones previas. Existen personas más intransigentes o más conscientes de su importancia. Requiere mucha mano izquierda reconducir la situación para que no se desvirtúe el objetivo que queremos conseguir y lo que queremos comunicar.

Un ejemplo muy reciente de ello fue la inauguración de los Juegos Olímpicos de Invierno en Pyeongchang, Corea del Sur. Organizar la tribuna de autoridades tuvo que ser un verdadero suplicio para los profesionales del protocolo, como explica en este interesante artículo, que te recomiendo leer, Carlos Fuente.

Sin llegar a dichos extremos, es necesario que sepas ceder lo justo para llegar a un acuerdo, también con los proveedores. Más que un “no”, puede ser conveniente un “podemos mirarlo pero qué te parece si…” y damos una alternativa que acerque posiciones. De esta forma, todos los implicados estarán cómodos y partirás de una buena posición para conseguir el éxito.

Errores en la localización, falta de licencias y permisos, y fallos de tecnología

Imagina que quieres organizar un networking. Decides que la mejor ubicación es la “plaza” de un centro comercial porque te dan muchas facilidades. Como la dirección te deja, aprovechas los huecos y tapas, en parte, las entradas y salidas a algunas tiendas. Además, quieres invitar a influenciadores para que transmitan en directo lo que ocurre y te olvidas de comprobar el wifi o que llegue bien el 4G.

Creo que no hace falta que te diga cuál va a ser el resultado. El jaleo del centro comercial impedirá a los asistentes relacionarse, los dueños de las tiendas se quejarán y pondrán el grito en el cielo porque ni siquiera los avisaste, y las críticas en medios sociales provocarán una evidente crisis de comunicación. Vamos, la tormenta perfecta.

Para el éxito de un evento, sea cual sea, es crucial encontrar el lugar adecuado. Si vamos a, por ejemplo, hacerlo en una vía pública, habrá que solicitar los permisos oportunos al ayuntamiento. Y contar con la tecnología apropiada y necesaria, cada vez más, se convierte en un requisito imprescindible.

evento en la calle

En este sentido, tampoco has de olvidar los medios técnicos que necesitan los ponentes o las actuaciones, en el caso de que las haya, para su intervención. Ni, si invitas a televisiones y radios, los lugares de conexión y de ubicación de las cámaras y los micrófonos.

Se trata, pues, de considerar y cuidar el máximo de detalles posible, ser creativos e imaginativos ante los imprevistos, tener planes B y C de todo, contar con tiempo y dinero suficientes (sería bueno tener una partida para los imponderables) y rezar lo que sepas o cruzar los dedos, como prefieras, para que los errores no se vean y el evento sea un éxito.

¿Añadirías algo más? Gracias por tus comentarios y por compartir la entrada de Bloggy Mary si te ha resultado de utilidad

María Rubio

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