¡El área de Compras de la Empresa decide y define los Eventos!

Leo el I Informe de la situación actual de los Eventos en España y, al tiempo, me quedo ojiplática con algunos de los resultados. O estos están alejados de la realidad, cosa que no creo, o la falta de visión de muchas empresas es asombrosa, como mínimo.

He entrado con fuerza, ¿verdad? 😉 Pero cuando una lee determinados textos, no puede por menos que sentir que el trayecto profesional de casi dos décadas, en mi caso, y la evangelización que hemos realizado todos los del sector respecto a los clientes, ha sido inútil.

Una vez que he contado hasta diez, es el momento de contar(te) el porqué de semejante arrebato. Todo viene del mencionado informe, que analiza la situación de los Eventos y que está elaborado por las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), y prnoticias. Te lo dejo a continuación y paso a analizar lo que más me ha dolido de él:

Me encanta lo de que los Eventos deben tener una finalidad, que han de cuidar al máximo a los asistentes, algo que ya he comentado contigo varias veces en Bloggy Mary, y que deben estar ajustados en el precio. Pero de ahí a que, después del departamento de Marketing, sea el de Compras el interlocutor de las agencias, y creciendo en importancia, va un auténtico mundo, incluso un par de universos.

Sí, he asumido que el área de Comunicación no pinte nada. Junto con la de Marketing, deberían ser los órganos rectores de los Eventos, aunque, lo dicho, lo he asumido. Pero ¿Compras? Estamos locos. Así es lógico que a la siguiente pregunta sobre si el interlocutor de la agencia está capacitado para esa labor, la respuesta sea la prevista: algunos sí y otros no (imagino que los que sí, serán los de Marketing y Comunicación), y un NO rotundo. Entre ambos suman el 97,78% de las opiniones de los encuestados.

Tampoco me extraña que en el 60% de los casos, los briefings (instrucciones iniciales de la empresa) no se adecuen a los requerimientos que necesita la agencia para trabajar. Si no saben de Comunicación ni de Marketing, tampoco pueden conocer cómo hacerlos ni qué partes deben incluir en ellos, ni qué falta ni qué sobra, ni siquiera qué finalidad deben tener, más allá de formación o de conseguir nuevos clientes, algo básico a la hora de saber qué organizar.

Entiendo que, con la crisis, Compras tenga un mayor relieve pero su función es otra. Desde mi punto de vista, lo lógico es que establezcan ellos el presupuesto, con el acuerdo de todos los implicados, y dejen a los especialistas el decidir cómo se gasta.

Compras presupuesta Comunicación define

Los Eventos son acciones de Comunicación y como tales deben ser tratados. Solo los profesionales de ambos departamentos están capacitados para ello. El que estos actos no acaben convirtiéndose en un verdadero fracaso, dadas las circunstancias, es gracias a las personas que están en las agencias, que se han de encontrar (y se encuentran) con cada situación que te dan ganas de renunciar y mandar lo más lejos posible al cliente y a la cuenta.

Además de todo esto, la guinda del pastel la pone que la mayoría de las empresas (el 53,33%) pagan entre 30 y 60 días después de que termine el acto. Mientras, es la agencia la que se encarga de asumir los gastos. Habrá que avisar al gobierno de que existe una nueva organización financiera a regular; están los bancos, las cajas de ahorro, las entidades de préstamos y las agencias de Eventos. Es lógico ya que, al fin y al cabo, los proveedores trabajan gratis, los materiales los regalan y los empleados no tienen, como otros, la manía de comer un mínimo de tres veces al día.

Pero lo peor no es eso, es que los plazos aún se alargan más en el 42,22% de las ocasiones… ¿qué te parece? ¿Te extraña que tantas agencias hayan cerrado y estén quedando solo las más grandes? A mí, desde luego, no.

A pesar de los pesares, el sector sigue en crecimiento. Según explican en el informe, el sector facturó, en 2014, casi siete millones de euros. No acabo de entender la frase: “se observa un crecimiento inteligente del mercado…”. ¿A qué llamarán ellos “inteligente”? Pero bueno, el 72% de los profesionales nacionales e internacionales creen que mejorarán las condiciones de negocio (7 puntos más). Solo espero que también las de pago.

crecimiento del mercado de eventos

Siendo de Madrid, me entristece que para el 55% de los encuestados sea la peor ciudad para poner en marcha un Evento. Tenemos mucho que camino que recorrer para llegar al nivel de Barcelona: el 38% la califican como la mejor ubicación, frente al 26% de la capital. Desconozco si se refieren a actos al aire libre, a dentro de recintos públicos, a dentro de privados, o a todos ellos.

Te cuento mi experiencia. Siempre he organizado eventos ubicados en espacios privados, con lo que desconozco el papeleo y el lío que puede haber de permisos. En Madrid, nunca he tenido problemas pero, lo dicho, con la administración hemos topado. Como encima hay quince diferentes, sin contar a las ciudades autónomas, y, como aducen en el informe, cuando las localizaciones son varias, contamos con las de cada pueblo e incluso cada barrio, las dificultades se multiplican ya no por quince o diecisiete, sino por mil. Por lo tanto, es posible que la Ciudad Condal ofrezca mayores facilidades en este ámbito. En los privados, andarán, a mi entender, más o menos igual.

El tema de los criterios para contratar una agencia de Eventos viene de tan lejos, de tan lejos, que ni siquiera me voy a detener en ello. Solo constatar que estoy de acuerdo con que el concurso sea entre tres empresas y que haya un modelo básico de briefing que sea lo suficientemente flexible para incluir otros puntos y lo bastante claro para que el cliente sepa qué informaciones mínimas es necesario que dé a la agencia.

Tu turno. ¿Qué opinas que sean los departamentos de Compras los que valoren y decidan el proyecto que saldrá adelante? -es lo que más me ha dolido-. ¿Apoyarías, además, que el gobierno regulara a las agencias como entidades financieras? -es lo que me ha parecido más triste-.

Gracias por comentar y por compartir.

María Rubio

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