Preparativos para Organizar un Evento

Muchas personas piensan, y se equivocan en ello, que el momento más importante de un Evento es cuando se desarrolla. Es por esa razón que, con más frecuencia de la deseada, los clientes piden que les pongas en marcha uno con un par de semanas de anticipación.

Calendario de un evento

Aunque, por supuesto, todo dependerá de sus requerimientos, como estos, a menudo, son altos -el mayor del mundo mundial- la respuesta suele ser la misma; si estamos las 24 horas despiertos, conseguimos que los patrocinadores, los ayudantes, los proveedores, etc., lo estén también, encontramos a la primera el local justo para la fecha que queremos y al precio que pides,… a lo mejor, muy a lo mejor, lo conseguimos.

La cara que se le queda a tu interlocutor suele ser un poema. Entonces insiste en la importancia de que sea como él quiere, así que la contestación es más contundente: lo siento pero tengo la manía de buscar tiempo para comer, dormir y asearme; sé que es una tontería pero me gusta hacerlo, por lo que me es imposible sacar adelante lo que pides en el plazo que deseas.

Lógicamente esto ocurre cada vez menos y, si se da la circunstancia, cuando el cliente me deja explicar todo lo que hay de preparativos, entiende a la perfección mis objecciones.

Para que el evento sea un éxito, la parte más importante, es decir, el “antes”, debe estar cerrado, atado y bien atado. La mayor parte del trabajo tiene lugar ahí.

dejar todo atado en el previo del evento

Te preguntarás entonces con cuánta anticipación hay que empezar. La respuesta: depende. Imagina que tienes un estand en FITUR, o en Madrid Mercedes Fashion Week (la Pasarela Cibeles de toda la vida), o en una feria de parecida envergadura, o eres el organizador de algo similar al Inspiration Day de Womenalia. En tal caso, comienzas a preparar tu participación justo al acabar la anterior o, como poco, con medio año y ya vas mal de tiempo; es tal el volumen de trabajo y de temas por cerrar, que no queda otra.

Sin embargo, para un evento pequeñito, con quince o veinte invitados, un local propio o apalabrado, y sin participantes externos ni convocatoria, entonces sí, un par de semanas serán suficientes.

Para que te hagas una idea del volumen de trabajo, te enumero a continuación las acciones que se llevan a cabo antes del evento. Las que tienen un asterisco dependerán de lo ambicioso que sea este. ¿Preparado?:

  • Tener claras la idea, el concepto (ventaja competitiva) y los objetivos del evento.
  • Asignar una partida económica y los RRHH suficientes.
  • Determinar la audiencia, el público objetivo.
  • Planes de Comunicación, de Marketing y de crisis.
    • Crear un calendario con todas las acciones antes, durante y después del evento.
    • Elaboración de notas de prensa y borradores.
    • Preparar el dossier. En el caso de que haya ponentes, incluir sus redes sociales, sobre todo, Twitter.*
    • Optimizar las redes sociales para la cobertura.
      • Empezar a seguir en ellas a personas relevantes del sector, entablar conversación y darles a conocer el evento.
    • Decidir, elaborar y programar contenidos.
      • Diseño de imágenes del evento: para las presencias sociales, para el rollup, para el photocall*, etc.
      • Cuál será el hashtag de Twitter para seguirlo.*
    • Decidir y poner en marcha, según calendario, las acciones publicitarias, en el caso de que las haya.
    • Elaboración de contenidos web para el blog y la sección de noticias de esta con información del evento: programa, fechas, participantes, inscripciones, etc.
    • Invitaciones (¿de pago o no? ¿Físicas o por correo electrónico? ¿Se las tendrán que imprimir o hay un sistema de códigos):
      • Diseñarlas, elaborarlas y enviarlas.
      • Hacer la selección previa de invitados e influenciadores.
      • Dónde y cómo se podrán comprar las entradas (¿ticketea?)*
    • Preparar la newsletter.*
    • Crear el guión del evento.
    • Preparar y enviar convocatoria y hacer el seguimiento oportuno.
    • Prever emergencias y fallos, y cómo subsanarlos.
  • Elegir el lugar donde se va a celebrar y establecer la fecha. Cuando se aproxime esta:
    • Decorarlo o adaptarlo a nuestras necesidades.
    • Ver si es necesario ampliar wifi.
    • Acondicionar también el backstage.*
    • Ver necesidad de enchufes, de puntos de cámara, etc.*
  • Quiénes serán los ponentes, si los hay.*
    • Tener un par de reserva por si el evento no se adapta a su agenda.
    • Averiguar cuáles son sus redes sociales, sobre todo, Twitter.
  • Crear una agenda y el programa del evento.
  • Inserción del evento en directorios especializados.
  • Conseguir patrocinadores:*
    • Identificar y hacer una lista con lo patrocinadores potenciales y acordes con el evento. Ver eventos similares anteriores.
    • Diseñar un paquete de patrocinio y enseñar en qué les beneficia.
    • Comunicación continua con ellos.
  • Buscar el apoyo de entidades locales.*
  • Logística: alojamiento, transporte, atención, comidas,…*
  • ¿Networking? ¿Cuándo, cómo, dónde?
  • Contratar los servicios necesarios:
    • Catering.
    • Fotografía y vídeos profesionales.
    • Streaming
  • Ensayo general.

Y es más, muchas partes deben ir en paralelo, lo que supone un esfuerzo importante para el equipo, de ahí la obligatoriedad de establecer el número de personas necesarias o de externalizar parte del trabajo.

¿Sabías que había tanto por hacer? ¿Añadirías algo a este listado? Gracias por comentar y por compartir.

María Rubio

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