Lecciones de Protocolo y Comunicación en la Embajada Francesa: el Evento

La semana pasada te estuve hablando en Bloggy Mary de cómo acabamos invitados por la Embajada de Francia en España al primer “Digital Sisters”, un acto que pretende aunar a empresas de ambos países. De ahí, saqué una serie de lecciones que compartí contigo. Te prometí que vendría la segunda parte y lo prometido es deuda, así que aquí está.

El cliente y yo llegamos a las 9:30 am con la máxima puntualidad. Nos recibió un asistente bilingüe que, una vez comprobados los nombres, nos dirigió al interior; nada de pasar por el engorroso tema de la seguridad. Una vez dentro, nos recibió Alizée, la mujer que nos contactó en su momento, nos entregó la acreditación y un estupendo dossier, perfectamente encuadernado, con los siguientes apartados:

  • Unas palabras de bienvenida de SEM Jérôme Bonnafont, embajador de Francia en España.

  • La agenda del día. Una vez más, sin los nicks de Twitter de los ponentes, y eso que teníamos un hashtag #DigitalSisters; se vio durante la jornada que tenemos más cosas en común de lo que podría parecer.

  • Los datos de todas y cada una de las empresas francesas que asistían: equipo presente, ubicación nacional e internacional, datos económicos básicos, dirección física y web, qué hacen o cuál es el reto al que se enfrentan (dependiendo), la solución, su estrategia de mercado para España, su estrategia financiera y los sectores de actividad. Todo ello resumido en una única página por empresa.

  • Los datos de contacto de Ubifrance, la compañía organizadora.

Además de esto, Alizée nos dio una hoja con las reuniones que teníamos pactadas, la hora y el lugar donde las mantendríamos, y la persona de contacto, con su dirección de correo electrónico.

lección 1 - cuidar al máximo el dossier del evento

Pasamos a dejar nuestros abrigos y luego a otra sala donde nos dieron un café de bienvenida, zumo y, por supuesto, cruasanes, comme il faut, y otras pastitas. De ahí, una vez que la mayor parte de asistentes ya estábamos presentes, nos guiaron al salón donde iba a tener lugar la primera parte del evento, con conferencias y mesas redondas.

En el pasillo de acceso, a cambio de dejar en prenda nuestro DNI, nos dieron dos cosas imprescindibles: una petaca para la traducción simultánea, buenísima, por cierto; y un iPad de siete pulgadas con un software específico para poder hacer networking y conocer más afondo a los asistentes. Puede que te hable de él en un futuro porque fue una de las empresas con las que nos reunimos, y las posibilidades que ofrece son brutales para eventos y formación.

Lección 2 - Ofrece buena traducción simultánea en el evento

Tras la bienvenida del embajador a su casa, empezaron las diferentes mesas redondas y conferencias. Como era de esperar, por poco que me conozcas, estuve tuiteando todo el tiempo, eso sí, para el cliente. La consecuencia fue que nos hicimos visibles para los asistentes que, aunque no actualizaron sus cuentas, sí estuvieron pendientes de lo que allí decíamos.

Lección 3 - La importancia de las redes sociales en los eventos

Hubo tres momentos muy divertidos, uno pautado y otros dos no. El primero fue cuando, entre que se iban unos y se sentaban otros, el anfitrión de Ubifrance nos hizo levantar a los presentes e intercambiar tarjetas de visitas con todos los que teníamos alrededor, en plan reparto de cromos y en cuestión de un minuto. Luego dio resultado porque hablamos con varios de ellos.

El segundo momentazo fue cuando al técnico de sonido se le escapó, en la sala de al lado, con el audio abierto, un “microphone de merde”. Y el tercero, en el pitch-elevator de una empresa francesa, cuando al representante, que hablaba español con bastante dificultad, se le fue un “coño” perfectamente pronunciado y rotundo. Por supuesto, en ambos casos, todos nos reímos y no se le dio la menor importancia.

Lección 4 - Los errores pueden beneficiar al evento

Al terminar esa primera parte, pasamos al salón donde se sirvió un cóctel con claro sabor francés. Allí pudimos hacer networking y acercarnos a las empresas a las que ya habíamos dado la tarjeta por la mañana y a otras muchas. Comenzamos a las 13:30 aproximadamente, una hora que nos viene más o menos bien a ambos países porque recordemos que nuestros vecinos del norte, como pasa en la mayor parte del mundo, tienen un horario de comidas más temprano que el nuestro.

A partir de las 14:30, con un poco de retraso, empezaron las reuniones B2B entre empresas francesas y españolas que ya estaban establecidas. Todo el equipo de Ubifrance fue controlando dónde estaba en cada momento cada compañía y los horarios para ir avisando a unos y a otros. Funcionaron como un reloj.

Lección 5 - Comunicación y Protocolo deben estar pendientes de avisar a los participantes

Durante ese tiempo, los camareros, todos españoles y muy amables (no es tan frecuente como desearíamos), fueron pasando por las salas y no faltaron la bebida y el café para quienes lo solicitaron.

Aproximadamente a las 18:30, tuvo lugar el cóctel de clausura, esta vez con productos de la tierra, es decir, jamón, chorizo y lomo ibéricos y queso manchego. He de decir que los franceses se pusieron las botas; es lo que tiene lo bueno, que a todos gusta. Esta vez sirvieron cervezas, aparte de vinos y refrescos. Allí pudimos concluir con el networking en un ambiente tan relajado que hasta se presentó el perrito de la embajada, un animal cariñoso al máximo que estaba en su salsa correteando de grupo en grupo y recibiendo las caricias de todo el mundo.

Lección 6 - En los eventos, es tan importante el corazón como la razón

Cuando me despedí de Alizée, le di la enhorabuena por el desarrollo del “Digital Sisters” y lo hice con sinceridad pues salvo por pequeños detalles sin importancia, la imagen que dieron fue estupenda. De hecho, ayer mismo, como última lección que comparto contigo, recibí un correo electrónico de ella, casi una semana más tarde, dándome las gracias por la asistencia, adjuntando una fotografía de mi cliente y mía que nos hicieron al principio (ni nos enteramos), y una encuesta de satisfacción. ¿Qué te parece?

Gracias, como siempre, por comentar y por compartir.

María Rubio

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