Cómo recibes a tus Públicos en la Empresa: Trabajadores

La semana pasada, estuvimos hablando de cómo recibir a los Clientes y quedó por desarrollar el conseguir una primera impresión perfecta (que luego hay que ratificar) con el resto de nuestros públicos: proveedores, accionistas, socios externos y, uno de los más importantes y olvidados, los trabajadores. Hoy trataremos sobre ellos.

Por proveedores me refiero a aquellos que te dan algún servicio necesario para el correcto funcionamiento de tu empresa. Por ejemplo, el del papel, el del mantenimiento de la impresora, la limpieza de la oficina, etc. Normalmente suelen ser personas que pasan desapercibidas porque a sus jefes solo les ves cuando negocias el contrato (ahí los recibes como a clientes) y a los empleados ni siquiera les ves. Error.

proveedor

Te preguntarás qué problema hay con ello, pues parecido al de tus empleados; ni te imaginas el poder de prescripción que tienen. Al ser “invisibles”, pueden ver, oír y leer todo lo que ocurre en la empresa. No se trata de tenerlos vigilados, ni de vaciar las papeleras o utilizar la trituradora -al menos que sean documentos clasificados o que contengan datos sensibles para la empresa y sus clientes-, ni de callarnos cuando pasen a nuestro lado: solo necesitamos “visibilizarlos”.

Saludar a la persona de limpieza si está cuando llegamos o nos vamos (y preguntar si quiere un café cuando nos estamos tomando uno en su presencia), acompañar al de mantenimiento (hay que ver quién se encarga de ello) e incluso ofrecerle un café si el día está frío o un refresco si hace calor, etc., son pequeños gestos que nos harán ganarnos su favor y puede que algo más.

Imagina que, como lo ven y oyen todo, se enteran de que otro de sus clientes está buscando un servicio como el que tú ofreces. ¿Qué piensas que hará si le ignoras? ¿Y si has hecho lo anterior? Nunca se sabe por dónde puede venir un buen negocio; no quemes tus barcos. Si no lo haces por educación, hazlo al menos por interés. Por supuesto, luego habría que recompensar su ayuda, salga o no salga bien la recomendación.

Sobre los socios y los accionistas, voy a tratar poco pues me vale perfectamente el Protocolo explicado la semana pasada: a ambos se les atiende como a clientes. Recordarte, eso sí, que los socios, es decir, las compañías y autónomos (o freelance) que colaboran contigo en aquellos servicios que tu empresa ha externalizado (contabilidad, comunicación, marketing, …), invierten en ella, si no con dinero, sí con su trabajo: cuídalos.

socios externos y accionistas

Respecto a los accionistas, una puntualización. Al ser dueños, en parte, de tu negocio, debería recibirlos la máxima autoridad de este o, en su defecto, la siguiente persona en importancia a la hora de representarlo. Como te indicaba en el párrafo anterior, la recepción y el trato es igual al que recibe un cliente.

Las empresas en general y las pymes en particular están empezando a darse cuenta del enorme poder de prescripción y de imagen que tienen los trabajadores. Sin embargo, hay todavía muchísimo camino por recorrer y el principio de ese trayecto empieza siempre por una acogida acorde con dicha importancia, que luego hay que ratificar en el trato que se les da a diario, pero de ese tema hablaré más largo y tendido en otra entrada de Bloggy Mary.

El equipo de Comunicación Interna de la empresa o la persona que se encargue de ello debe preparar un Protocolo de bienvenida al nuevo trabajador. Para ello, deberá tener en cuenta los siguientes puntos:

  • ¿Cuándo se le recibe? ¿El día en que se incorpora? ¿El día lectivo anterior? ¿El día en que firma el contrato?

  • ¿Quién o quiénes le reciben?

  • ¿Dónde?

  • ¿Qué documentación se le entrega?

  • ¿Qué se hace a continuación? ¿Se le presenta solo a su equipo? ¿A toda la compañía? ¿Se le acompaña a hacer un recorrido por la empresa? ¿Quién lo hace? ¿Su futuro jefe? ¿La persona de Comunicación? ¿La de Recursos Humanos?

A mi modo de ver, ha de recibirle la persona que le contrata, que suele ser su superior. Y este, o bien le presenta a la persona que va a hacerle el plan o bien se ocupa él o ella. Si hay alguien de Comunicación, soy partidaria de que sea el encargado de continuar con la bienvenida, solo o con el jefe. Lo mejor es que sea el día lectivo anterior a la incorporación y que se aproveche para que firme el contrato. Además, lo mejor después es conducirle a una sala donde se le explica dónde está.

Los documentos que habría que entregar, como mínimo (tampoco hay que atosigar), serían:

  • Un cuadernillo con los puntos principales que ha de conocer de la empresa. Debe estar redactado en un lenguaje cercano y tener su versión digital para que esté siempre actualizado. En este enlace, tienes los aspectos que debe contener y te dejo un ejemplo del que realicé para una multinacional:

  • Una hoja con las extensiones telefónicas de todos los compañeros. No se suele meter en el cuadernillo porque, sobre todo en la actualidad, pueden variar con bastante frecuencia. Es por ahorro de costes.

  • El último ejemplar de la revista interna, si la hubiera. Aunque sea digital, se imprime una para el trabajador.

  • Documentación específica de su puesto concreto. El cuadernillo, al ser más general, no debería incluirlo.

Y, por último, le daría un paseo por toda la empresa y, además de presentarle a su equipo, donde le dejaría un mayor tiempo, le presentaría al resto de forma más general.

El día de la incorporación, su superior inmediato debería mandar un correo a toda la empresa informando de ella y explicando el puesto y las labores que llevará a cabo.

Y bien, ¿qué opinas de la forma de recibir al resto de públicos? ¿Te gustaría que te recibieran así? ¿Qué añadirías? Por supuesto, si te ha gustado esta entrada, ya sabes.

María Rubio

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