La locura de organizar un evento

La semana pasada, como pudisteis comprobar aquellos que tengo la fortuna de que me sigáis, no publiqué una nueva entrada de Bloggy Mary. La exigencia en la parte de Comunicación, Redes Sociales y Protocolo de un congreso me lo impidió. Y ya que él fue el culpable, considero oportuno que sea también el que ofrezca sus disculpas permitiendo que os asoméis, aunque sea levemente, a su organización.

Lo normal es disponer de más tiempo pero, por diversas circunstancias, solo tuvimos tres semanas para sacarlo adelante, lo que supuso el trabajazo que te imaginas. Sea como fuere, siempre es preciso realizar un plan de comunicación que, en este caso, fue on y off line. Quitando nombres, datos y precios, este es el borrador inicial

Como en otra entrada del blog ya hemos hablado de cómo realizar un plan de comunicación, no voy a entrar más en este punto. Aunque, si has abierto el documento, te habrás fijado en los plazos tan cortos en los que se desarrolla todo, por lo que una acción casi pisaba a la siguiente.¡¡Una locura!!

Creadas las bases de datos correspondientes, tanto de periodistas como de blogueros, nos dispusimos a enviar a los primeros la convocatoria de prensa que, de forma esquemática y quitando los datos que puedan identificar al cliente, fue algo semejante a esto:

Hablaremos más largo y tendido de las convocatorias en otra entrada de Bloggy Mary, si te parece.

Al día siguiente, empezamos a llamar a prensa. Por supuesto, no buscábamos que nos confirmaran asistencia, pues el evento aún quedaba lejos, pero sí establecíamos un primer contacto y depurábamos la base de datos. También comenzamos los contactos con los blogueros; seguimos sus bitácoras, interaccionamos con ellos en las redes sociales,… nos presentamos de una forma muy sutil. Por supuesto, tanto ellos como nosotros sabíamos la finalidad que perseguíamos pero, al menos, se notaba que mostrábamos interés, que era la idea.

Asimismo, empezamos a meter contenidos en las redes sociales, buscando que fueran de calidad para los seguidores de la empresa, mediante píldoras de información con la temática del evento que nos enviaban los patrocinadores como respuesta a un cuestionario que les mandamos; mediante los perfiles de los ponentes; y a través de la subida de estudios que se hubieran realizado durante este año, incluso adaptándolos con infografías. Las redes escogidas fueron LinkedIn, Twitter y Facebook, en este orden, por la propia naturaleza del cliente. Se adaptaron los contenidos a cada una de ellas.

Sin embargo, quedaba aún mucho por hacer. Respecto al Protocolo, se escribieron, en un primer momento, unas directrices generales a tener en cuenta. Este es un borrador de la primera que se realizó:

Además, se dieron unas normas de Protocolo para las azafatas que asistían en el evento. Tienes aquí abajo un primer borrador de ellas:

Durante la segunda semana, se dejó un poco tranquilos a los periodistas y nos volcamos en los blogueros. La invitación que les enviamos iba totalmente personalizada, con su nombre o, bien, cuando la bitácora era de más de uno, con el de esta para que cualquiera de ellos pudiera asistir. Incluíamos también alguna frase sobre la temática del blog para que vieran que de verdad les estábamos invitando porque eran especialistas en ello y mostrábamos que leíamos los post.

Faltaban dos días y era el momento de enviar el recordatorio a periodistas y blogueros. No adjuntamos ningún documento, simplemente les recordábamos, en el cuerpo del correo, los puntos principales, el lugar donde se iba a celebrar, la hora de comienzo y de fin, y un SRC (Se Ruega Confirmación) para que, esta vez sí, nos confirmaran asistencia. También se les llamó por teléfono, en el caso de los medios.

El día anterior, entre otras muchas cosas, nos dedicamos a bregar con los montadores de los stand de los patrocinadores, a disponer los contenidos de las bolsas que se iban a entregar (unas cuatrocientas), a comprobar el audio y las presentaciones, y a preparar las acreditaciones de ponentes, patrocinadores, blogueros y periodistas, y del público asistente.

Y por fin llegó el momento de la verdad. La teoría siempre es muy bonita pero la práctica te echa por tierra muchas de las previsiones y hay que ser resolutivo para solventar las dificultades que se van presentando a lo largo del desarrollo del evento. De todos los puntos desarrollados en los Protocolos que has leído, algunos se tuvieron que modificar sobre la marcha y otros se eliminaron. Sin embargo y a pesar de ello, nos sirvieron de mucho, sobre todo, a las azafatas, que los habían recibido el día anterior y estaban preparadas para actuar.

El trabajo, no obstante, sigue. Cuando las luces se apagan y se van los asistentes, hay que hacer tres cosas: redactar una nota de prensa, preparar un clipping con las apariciones y evaluar los resultados.

En el primero de los puntos no voy a entrar pues en dos post de Bloggy Mary (“Cómo redactar una nota de prensa” parte 1 y parte 2) se habló de ella. Al tratarse de un evento con bastantes ponentes, sí es cierto que tiene unas ciertas características que podrás notar en el siguiente documento:

El clipping se alarga porque ha de recoger impactos en medios que pueden ser mensuales, por lo que hasta que no salgan, no se puede cerrar.

Una vez que tenemos todos los datos, es el momento de analizarlos: qué se ha hecho bien, qué hay que mejorar, qué cosas no funcionan o no lo hacen de la forma esperada, etc.

Lo bonito, en este caso, es que lo que salió mal los asistentes no lo notaron, y eso es muy importante.

¿Te resulta útil lo que te cuento? ¿Qué puntos te gustaría que desarrollara en próximas entradas de Bloggy Mary? ¿Hay algún tema que querrías que tratase?

Anuncios

4 Respuestas a “La locura de organizar un evento

  1. Muy bueno y completo María. Para estudiar con calma 🙂

    Me gusta

  2. Alucinante Mary, me has dejado sin aliento ¡cuánta información valiosa y gratuita que digerir!

    Y ¿todo esto con cuánta gente dices que lo preparaste y con cuánto tiempo? ¿Mucho presupuesto? ¿Qué campaña en RRSS te funcionó mejor?
    Espero ansiosa próximos artículos con el análisis del clipping.

    Enhorabuena por todo parece que no se escapó nada.

    Un cordial saludo

    Soledad

    Me gusta

    • Mil gracias, Soledad. Me alegra que te resulte útil el post. El evento lo montamos tres personas en tres semanas, aunque la búsqueda de patrocinadores fue anterior. Desconozco el presupuesto total y lo que mejor funcionó fue, como suele ocurrir, Twitter.

      Por supuesto, se nos escaparon bastantes cosas, que tuvimos que ir solventado sobre la marcha, pero lo principal sí estaba contemplado. Lo bonito es que no se notaron (menos mal, ufff).

      De nuevo, gracias por tu comentario. ! Me has alegrado el día!

      Un abrazo, Soledad

      Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s