Protocolo y Comunicación en Ferias Profesionales

El recinto ferial de Madrid, IFEMA, está constantemente ocupado en congresos, exposiciones, galas, asambleas generales, cumbres internacionales, incluso eventos deportivos, a parte, por supuesto, de las ferias. Ayer comenzaron dos, “Expo e-commerce España” y “OMExpo Madrid”, que hoy mismo finalizan. Pero, ¿cómo se organizan desde el punto de vista del Protocolo y de la Comunicación? Lo que aquí te cuento, vale igual para el recinto madrileño que para cualquier otro.

Feria de Madrid

La asistencia a ferias profesionales podemos dividirla en tres partes: preparación, presencia y reflexiones posteriores. Todas ellas son importantes y todas traen de cabeza a los departamentos implicados, que suele ser la empresa al completo, durante, sobre todo, los tres o cuatro meses anteriores y el posterior, es decir, durante casi medio año.

En la preparación es donde está la clave. Lo primero que debe hacer una empresa es analizar los objetivos a alcanzar con su presencia y ver qué estrategia de Comunicación es la más oportuna para llegar a ellos. Lo más importante es saber proyectar la imagen que se desea.

Las posibilidades son muchas y todas ellas permiten transmitirla en mayor o menor medida: logística, elección y alquiler del espacio, imagen del stand, actividades que se van a realizar, materiales a entregar a visitantes y a prensa (regalos o no), personal y turnos, crear la papelería, saber qué novedades se van a presentar y cómo, decidir si se invita a algún personaje famoso, a algún ponente o a alguna autoridad, cursar las invitaciones para las personas que nos interese que asistan, preparar la parte de prensa y comunicación para pasársela a la feria a tiempo, en ocasiones pedir permisos, cuántas acreditaciones e invitaciones se necesitan,…

Deberías hacerte preguntas como ¿por qué mi empresa tiene que estar en la feria? ¿Qué queremos comunicar o mostrar? ¿A quién? ¿Qué objetivos comerciales y de notoriedad persigo?

omexpo-madrid-2013

Sea como sea la feria, lo más normal es que te encuentres con un gran número de empresas, competidoras tuyas o no, por lo que, a la hora de poder destacar sobre ellas y llamar la atención de la prensa para que se acerque a tu stand, debes pensar y planificar cuál va a ser la estrategia que va a emplear.

A parte de ello, si vas a invitar a una autoridad, es conveniente avisar a Relaciones Externas de IFEMA, especialmente si esa persona va a realizar una actividad o una visita que vaya más allá de tu propio stand. Además, si te interesa que lo cubran los medios, no solo cuentas con tu propia infraestructura sino que puedes pedir al departamento de Comunicación de Feria de Madrid que divulgue la noticia entre su amplia base de datos: llegarás mucho más lejos. También es importante que sepan si vas a realizar alguna actividad paralela que te interesa que se anuncie por megafonía.

Llega el momento de la feria profesional y ahí están tú, en tu stand, esperando a que se te acerque alguien. Por favor, olvídate de la cara de aburrimiento, eso espanta al más animoso, e intenta atender a todo el mundo en el plazo más breve posible; los visitantes entienden que estés liado, pero no que estés de conversación y no les hagas caso (me ha pasado).

aburrida

Una vez claro este punto, recuerda que un evento de estas características es el marco ideal para presentar novedades y promocionar productos, para reforzar la imagen de marca y darse a conocer ante proveedores y clientes. La comunicación ha de ser un elemento muy importante dentro de tu planteamiento.

El proceso, como hemos visto, empieza un poco antes, una vez inscritos como expositores, con la posibilidad que se te ofrece de colgar en la web de IFEMA las notas de prensa y de que puedas aparecer en el dossier que se entrega a los medios. También se te invita a exponer tus novedades en el catálogo que se reparte en el certamen. Ya el mes previo a la inauguración, Feria de Madrid empieza a informar a los medios de todo ello, incluso con varias notas al día según la magnitud del evento, y se redacta ese dossier en el que va a estar tu empresa, que no suele colgarse hasta más o menos la semana del comienzo. Imagina la importancia de tener este punto de contacto con Prensa de IFEMA.

En este sentido, durante el tiempo que dura el certamen, como expositor tienes a tu disposición la sala de prensa del recinto ferial para dejar la informaciones que vayas generando. También el departamento se convierte en intermediario entre periodistas y empresas. El contacto con todos ellos es fluido y constante, ya que los intereses de la propia feria corren paralelos a los de sus expositores.

Si te ocupas de llevar la Comunicación, seguro que conoces muy bien los medios de tu sector para poder adecuar y segmentar correctamente las noticias generadas. Cuidado porque no se trata de hacer publicidad, sino de ofrecer una información novedosa que pueda interesar a las audiencias del medio en cuestión. En el caso de que no la lleves ni haya nadie en tu empresa que lo haga, entonces es mejor solicitar el asesoramiento de Prensa de IFEMA para solventar con garantías esta dificultad.

Nota de prensa

Todos los pasos respecto a Comunicación en ferias profesionales los podríamos resumir en los siguientes puntos:

  • Prepara las invitaciones para los periodistas que quieras que visiten tu stand.

  • Acude al servicio de prensa de la organización ferial para recabar su ayuda en la organización de visitas de los profesionales de los medios al stand o de ruedas de prensa.

  • Proporciona la máxima información posible al servicio de prensa del organizador.

  • Responde a las circulares y los cuestionarios de la organización sobre informaciones de interés sobre la empresa.

  • Entrega la documentación informativa en la sala de prensa de la feria.

Ya solo te queda la última parte: el informe final con los resultados obtenidos y la memoria de impactos en medios. Tienes que preguntarte si has alcanzado los objetivos que te habías propuesto y en caso de que no razonar el porqué, qué ha funcionado bien, qué habría que cambiar para próximas ediciones, cuántos contactos has conseguido y, por supuesto, los resultados de las llamadas posteriores para cerrar ventas, si no lo has hecho en feria, o para enviar informaciones. También has de medir el resultado de las acciones emprendidas durante el evento, las notas de prensa enviadas, los dossieres, los folletos,… En definitiva, has de analizar absolutamente todo lo que habías propuesto en la fase de preparación y saber si ha tenido los resultados que esperabas y por qué.

Como ves estar en una feria profesional es un trabajo añadido al tuyo habitual que puede ser agotador pero piensa que si lograste lo que te habías propuesto, el esfuerzo habrá merecido la pena. Me gustaría saber cuál es tu experiencia en estos eventos y si añadirías algo a lo expuesto.

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