Protocolo: más que normas

Dos eventos han marcado mi agenda en los últimos cinco días: Eats&Twitts  (@eatsandtwitts) y PinkSlipParty (#pinkslipparty). Es curioso porque en ambos he tenido una experiencia similar: alguien se ha interesado por el servicio de Protocolo que ofrezco como freelance. Por regla general, en los networkings a los que acudo, suele llamar más la atención la parte de comunicadora o de community manager. Por eso, que dos personas diferentes, que no se conocen entre sí, me hayan preguntado por ello, constituye para mí una grata sorpresa.

Logos de PinkSlipParty y de Eats and TwittsEn el primer evento, que dirige con gran profesionalidad el entrañable Antonio Domingo (@antoniodomingo), Daniel Díez (@danieldiez) quería saber qué más era el Protocolo, a parte de cómo sentarse a la mesa o de las ceremonias institucionales. Para mí, le vine a responder, es una disciplina que trata de propiciar las condiciones correctas para que las relaciones interpersonales fluyan con facilidad. Y subrayo que estamos hablando de personas, no de instituciones, empresas o negocios.

Cuando nos relacionamos, se crean unas reglas inherentes que incluyen una serie de parámetros, dependiendo del tipo de relación. En general, el respeto hacia el otro es uno de ellos, lo que llamamos educación. Puede establecerse entre dos amigos, con la pareja, con los hijos,… las posibilidades son muchas.

Sin embargo, hay ámbitos en los que se precisa que estas reglas se acuerden con anticipación para el correcto cumplimiento de los objetivos que se hayan fijado. No solo son normas de cortesía, sino que regulan todos y cada uno de los aspectos que integran la relación que se quiera establecer, sea en el marco de un congreso, un networking, las redes sociales, o cualquier otro acto o evento.

Y no solo se refleja en el momento justo en que se establece dicha relación sino que también comprende todos los elementos que hay a su alrededor: desde la temperatura de la sala, la forma de la mesa, la comodidad de las sillas, el lugar que ocupa cada asistente, la luminosidad, la decoración, etc. Va más allá de la imagen que se quiere ofrecer pues nadie duda que las condiciones que rodean ese momento, influyen en su éxito o fracaso.

Pongamos un ejemplo. Estamos preparando una sala para que se produzca una negociación, digamos, entre la dirección de una compañía y los representantes sindicales de esta. Si disponemos una mesa en forma rectangular sin que nadie ocupe los extremos, podemos estar dando una imagen de enfrentamiento que dificultaría a priori la consecución del objetivo. Además, podemos poner la calefacción a toda potencia o bien el aire acondicionado, por lo que estaríamos haciendo que ambas partes se sientan a disgusto. Resultado: se levantarán lo antes posible sin haber llegado a un acuerdo.

Mesa rectangular con asientos enfrentadosAhora digamos que se ha pedido que haya un mediador que ayude a empresa y representantes sindicales a alcanzar un consenso. La mesa rectangular u otra en forma de “U” estarían bien porque esta persona o personas podrían sentarse en uno de los extremos, o en el centro si es en forma de “U”, para escuchar a las dos partes en conflicto. Si además la temperatura es la adecuada, las sillas son cómodas, tienen agua a mano, se les brinda un café, té o similar, etc., ¿cuál creéis que podrá ser el resultado?

Mesa enforma de "U"

Otro ejemplo. A la inauguración de FITUR, la Feria de Turismo que se celebra a primeros de año en IFEMA, suele acudir alguien de la Familia Real. A parte de la representación internacional, están presentes las diferentes comunidades autónomas españolas. Los Reyes o los Príncipes no tienen tiempo material para visitarlas todas, lo que puede, en un momento determinado, herir sensibilidades. ¿Cómo se ha solucionado este inconveniente?

A parte del stand de España, ineludible, y de los de Madrid (Comunidad y Ayuntamiento) porque son los anfitriones de la Feria, Casa Real tiene un listado anual con los que se visitan cada año. Así, si hay dieciséis autonomías más (Ceuta y Melilla están integradas en Andalucía) y da tiempo a visitar siete, al año siguiente lo normal es que dichas siete no estén en el recorrido y se dé paso a otras siete. De esta forma, se consigue no ofender a nadie.

Pabellón de Andalucía - Santi Burgos -  FITUR 2012 - IFEMA

Fotografía de Santi Burgos – FITUR 2012 – IFEMA

El orden de las banderas, que está establecido por ley, el lugar que ocupa cada uno en una mesa de presidencia, el orden de entrada o de intervención en un evento, la duración de un discurso respecto a otros, la seguridad, los puntos de foto,… como veis es un mundo apasionante y que, en muchos casos, requiere de gran capacidad de negociación para contentar a todas las partes y también mucha organización.

En la última PinkSlipParty, que organizan el gran Paco Tamayo  (y no solo por su estatura, que también) (@pacotamayoav) y la encantadora Graciela Pardo (@gracielapardo), a quien tuve el gusto de conocer el lunes pasado, fue una mujer, Nancy Ramudo, la que se interesó por el Protocolo. A ella no tuve que convencerla de sus bondades; me preguntó directamente dónde podía estudiarlo porque era un tema que le atraía mucho.

Por si a alguien más le interesa, la Universidad Camilo José Cela imparte el grado en Protocolo desde el año pasado (curso 2010-2011). Además la Escuela Internacional de Protocolo, que tiene sede en diferentes comunidades autónomas, también imparte cursos muy interesantes y vienen muy bien indicados los diferentes estudios que se ofrecen, por ejemplo, en centros universitarios. Si queréis informaros o formaros en este mundillo, es una página imprescindible. Igual que la Revista Protocolo.

Os dejo con un texto cuanto menos sorprendente. Como sabéis, Leonardo Da Vinci era un hombre polifacético. Entre sus muchas habilidades, estaba el gusto por la buena mesa y, a finales del siglo XV, escribió una serie de normas para comportarse en ella. Os aseguro que no tienen desperdicio.

Como podéis comprobar (asesinos a parte), se trata de una disciplina muy necesaria para los comunicadores. ¿Qué pensáis vosotros? ¿Cómo organizáis vuestros eventos? ¿Pensabais que el Protocolo era algo diferente? ¿Qué concepto tenéis de esta disciplina?

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