El protocolo en los seguimientos

Los especialistas en esto de las redes sociales hablan, a mi parecer con razón, de la importancia que tienen los contenidos a la hora de conseguir seguidores de calidad, si me permitís el adjetivo. Este hecho es muy relevante cuando es un perfil personal pero también cuando se trata de una empresa. Es necesario cuidar qué se dice y cómo se dice para conseguir que referentes en nuestro sector estén presentes entre nuestros seguidores y que aporten sus conocimientos para enriquecernos ambas partes con ellos.

SeguidoresEs curioso que las personas que están en una agencia de comunicación, gabinete de prensa o similar suelen ser las que mejores contenidos aportan, sobre todo, las primeras. Bueno, más bien es lógico porque es su trabajo.

En el ejercicio de mi profesión, he podido constatar que hay empresas que se dedican o que pretenden que su agencia se dedique a enviar comunicados o notas de prensa por cualquier mínima variación que hayan realizado: he añadido una capilla a la oficina, hemos cambiado los suelos por otros antideslizamiento, la papelería ahora tiene nuestra marca, acabamos de renovar los cuartos de baño,… Estas noticias son perfectas para la comunicación interna de la empresa, pero no para mandar a medios, colgar en Facebook (a menos que la página esté cerrada a los empleados), tuitear, etc. Es decir, no hay contenidos. Resultado: la compañía no consigue sus objetivos, si es que alguna vez los tuvo, claro. Y encima, le llueven las críticas on y off line.

Lo normal en estos casos es que si el cliente insiste y no atiende a razones, la agencia mande la nota a medios pero a los correos genéricos, todo en un solo envío con los nombres en copia oculta, y sin hacer seguimiento alguno porque es absurdo interrumpir el trabajo de los periodistas con semejantes informaciones.

En redes la cosa se complica a la hora de camuflarlas. Personalmente, escribo una línea con la noticia pero no añado ni vínculos, ni fotos, ni nada que pueda hacer que resalte en lo más mínimo. Esto me ha costado alguna que otra “regañina” pero, en general, el cliente queda satisfecho y tú no has dado al traste con el trabajo realizado para mejorar la imagen de la empresa.

Mix mediaHablaba también del cómo se dice. No podemos entrar como un elefante en una cacharrería por mucho que el contenido de lo que subamos sea maravilloso. Es necesario cuidar al máximo las formas, como ya señalé en entradas anteriores de Bloggy Mary refiriéndome a las redes sociales, en concreto a Twitter y Facebook. Sin embargo, algo que en un principio debería estar asumido, el protocolo, la educación y la diplomacia en el mundo off-line, a veces no está tan claro.

Cuando mandamos una nota de prensa a medios, los comunicadores, por regla general, hacemos un seguimiento que tiene un doble objetivo para mí: que el periodista conozca la empresa y pueda hacernos las preguntas pertinentes; y confirmar que ha recibido la información y si necesita algún dato más.

Ahora pongámonos en el lugar del que recibe la llamada. Está en su mesa intentando concentrarse en escribir el artículo que tenga entre manos. Debe hacerlo rápido porque con la cada vez más menguante redacción el trabajo se multiplica. Al tiempo, tiene que estar atendiendo al teléfono, comprobando si ha recibido nuestra nota. No es fácil.

Periodista trabajando

Muchos profesionales se encuentran con personas de determinadas agencias que casi les exigen que publiquen su información o bien que les digan cuándo va a salir esta. Lo siento pero esa actitud me parece fuera de lugar. Es algo que he hablado con ellos en alguna ocasión. Por ese motivo, hay veces que el periodista se niega a atendernos o lo hace de malos modos. No justifico tampoco esa actitud pero a fe mía que la entiendo.

Nuestros interlocutores son personas y les gusta que les tratemos como tales. Al hablar con ellos, da por hecho que han recibido la información y pregunta si necesitan ampliarla de alguna forma: “Buenos días, fulanito. ¿Qué tal todo? ¿Cómo llevas el día? -escuchamos su respuesta-.Te he mandado esta mañana una nota de prensa que trata sobre X. Te he añadido fotos pero ¿quieres alguna más?”. Y por cierto, si has mandado la nota hace cinco minutos, piensa que casi seguro que no la ha visto; da un poco de margen, al menos, un par de horas.

El protocolo que sigo con mis contactos es siempre tratarlos como personas. Todo está incluido en la base de datos que construyo en cada seguimiento. Dicha base tiene una serie de características. Las principales: los periodistas son de la sección o secciones afines a mi noticia y hay un apartado para comentarios que suele estar heredado de otros seguimientos en determinadas anotaciones.

NoticiasLo primero parece obvio pero no sabéis la cantidad de veces que un periodista, por ejemplo, de moda, recibe una información sobre cultura y ocio, e incluso se ha dado algún caso en que le ha llegado alguna de economía. Si alguna vez me he equivocado porque al periodista le han cambiado de sección, pido disculpas y solicito el nombre del contacto nuevo para mi base de datos y también para no volver a molestarle con noticias que no son de su interés.

Igual ocurre si me dirijo a un bloguero. Me parecería absurdo enviarle a, por ejemplo, Andrés Ortega (@Ander73), que escribe sobre recursos humanos, una noticia acerca de una pieza de ingeniería que revolucionará el mundo de la aeronáutica.

Los comentarios me sirven para ver el historial de mi relación con el periodista o bloguero. Siempre va con fechas de cuándo se produjo, con el resumen de lo que se habló y con las acciones derivadas de ello. Pero también tiene una información que a mí me parece muy valiosa: la personal y esta se mantiene en todos los seguimientos que le incluyen. Anoto si ha tenido un accidente; si tiene hijos, sus edades y su nombre; si está de bAuricular teléfonoaja maternal o de vacaciones; si se ha examinado del carné de conducir; si alguien de su familia está hospitalizado; o incluso si no quiere que le molestemos más y que nos lo dirá él si quiere algo. Es decir, incluyo todo aquello que convierte al profesional en persona y le pregunto cuando le llamo. Mi recompensa, a parte de la buena relación que establezco, por lo general, con ellos, es que mis clientes están contentos porque sus noticias suelen salir publicadas a medio plazo.

La moraleja de esta historia es que si tienes un buen contenido, sabes presentarlo y estableces unas relaciones correctas con tus interlocutores, lo demás vendrá por sí solo. En comunicación no se puede ni se debe forzar la respuesta.

¿Tenéis alguna anécdota, como periodistas, que queráis compartir? ¿Os ha pasado algo con comunicadores? Y a mis compañeros de profesión, ¿qué protocolo seguís cuando hacéis un seguimiento?

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