El guion de un evento: ejemplo

Los actos que organizan empresas o administraciones son muy importantes porque, sean públicos o privados, pretenden ofrecer la mejor imagen, a parte de los objetivos que se marquen con ellos. Aunque toda la organización se vuelque en su puesta en marcha, hay dos departamentos que están especialmente implicados: comunicación y protocolo, en particular este último. Todo tiene que quedar atado y bien atado para conseguir alcanzar las metas previstas.

Esta entrada he pensado que sea muy práctica. Para ello, quiero compartir con vosotros mi experiencia en un acto que dirigí el año pasado y os voy a adjuntar el guion de este. En realidad, los dos guiones: uno que teníamos las dos personas que nos encargábamos de la comunicación y de la dirección, y otro que tenían el resto de personas involucradas en su organización. He retirado los nombres de dichas personas excepto el mío. Os pongo en antecedentes.

La empresa con la que trabajaba quería poner en marcha un evento solidario que incluía dos partes. Por un lado, se trataba de una entrega de premiosSubasta solidaria y premio concurso de fotografía por un concurso fotográfico y, por otro, de una subasta de obras donadas. Como supondréis, al tratarse de una pyme, muy muy pyme, el dinero era importante y más cuando se buscaba captar fondos para unas obras sociales auspiciadas por dicha firma. Aquí, la labor de las dos directoras, con alguna ayuda, buscando patrocinadores, voluntarios y un espacio donde realizarlo fue ingente.

El hecho es que se consiguió, con imaginación y trabajo, que el evento no costara apenas nada a la compañía. Los patrocinadores pusieron el catering (incluyendo camareros), la bebida y los premios, excepto el primero; los voluntarios eran todos grandes profesionales que decidieron aportar su granito de arena por una causa que lo merecía; se consiguieron dos actuaciones musicales, una de clásica para dar la bienvenida y otra, un cuadro flamenco que necesitaba promoción; se logró que una reconocida casa de subastas mandara a su directora de forma altruista; se convenció para ser jurado a personalidades de gran prestigio para determinar la fotografía ganadora y darla a conocer allí; y el lugar donde se celebró, una Fundación, estaba tan ligada, en el fondo, a la filosofía de esta pyme, que cedieron sus instalaciones encantados, e incluso la autoridad asistente, como representante de dicha Fundación, nos apoyó con su presencia y entregó el primer premio.

Y aquí entro yo. Por razones obvias, necesitaban que una sola persona se encargara de la parte del protocolo, la organización del acto y la comunicación porque las directoras eran conscientes de la importancia de la imagen y de que todo fluyera convenientemente para conseguir el objetivo de la subasta: dinero para las obras sociales y, por supuesto, que la marca saliera beneficiada.

Tenía pues que organizar a siete personas más las directoras, los patrocinadores, los premiados, la autoridad asistente, la representante de la casa de subastas y dos actuaciones diferentes, darles a cada cual su función y mostrarles el protocolo a seguir: cuándo debían entrar y salir cada uno de ellos, cómo debían actuar, cuál era su ámbito, etc. Lo peor es que solo tuve un día para prepararlo.

Así que, conociendo de antemano las habilidades de cada uno de los voluntarios, redacté un guion y les convoqué a todos, dos horas antes de que comenzara el acto, para informarles de sus funciones y coordinar con ellos todo el evento. Seleccioné a una persona para que me ayudara en las labores de comunicación y organización. Una hora más tarde, cité a la autoridad, a los patrocinadores, a la directora de la casa de subastas, a los jurados (que tenían que deliberar) y a las concursantes, y les expliqué a cada uno su función y cuándo deberían entrar.

Este es el guion que teníamos las dos personas de comunicación y dirección. Como veréis, está marcado casi todo (hay algo importante de lo que me olvidé al redactarlo, a ver si sois capaces de encontrarlo):

Como es lógico, este guion era excesivo para el resto de voluntarios. Así que confeccioné un cuadro resumen y les di un rotulador para que definieran su propia función dentro de la organización. Me pareció importante que todos tuviesen el cuadro completo para que vieran su papel con la perspectiva que da el conocer todos los entresijos. Creo que cuando las personas saben cuál es su función respecto a los demás, colaboran mejor y ayudan en el caso de que sea preciso. Este es el cuadro que les entregué:

Por supuesto, dado el poco tiempo con el que se organizó el evento, hay fallos. Es muy probable, de hecho, que incluso disponiendo de más días, hubieran existido estos u otro similares, aunque quiero pensar que menos numerosos. Sin embargo, no se percibieron. Los asistentes, unas ochenta personas, no notaron los errores. Para ellos, el acto fluyó a la perfección y, al final, hubo muchos parabienes para la empresa, la organización y los voluntarios. Por eso, he seleccionado este ejemplo.

¿Qué os parece a vosotros? ¿Qué fallos detectáis en el guion? ¿Cómo lo hubierais solventado? Todas las ideas que tengáis serán muy bien recibidas.

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