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Cómo hacer una presentación y que tu audiencia no se duerma

Las casualidades no existen y cuando dos hechos se unen en el tiempo, es por algo. En este caso, por lo visto, era importante escribir la entrada de Bloggy Mary que ahora está ante tus ojos. El primero fue un taller, de un día de duración, sobre storytelling y el segundo una noticia que leí en la web de la revista Control sobre cómo hacer una presentación empresarial. Lo que más me llamó la atención de este segundo punto fue una estadística: solo el 26% de las que se realizan en una empresa, sea hacia fuera o hacia dentro de ella, cuenta con el asesoramiento de un especialista en Comunicación.

sorpresa y admiración

Y claro, así pasa, “si el 38% de los entrevistados consideran buenas o excelentes las presentaciones realizadas por su empresa, el 45% las clasifica sólo de correctas, y el 17% de malas o aburridas”. Exceso de diapositivas, falta de un mensaje claro, incluir excesivo número de datos e informaciones, etc, etc, etc, se perfilan como las causas de unos porcentajes tan negativos.

Aunque ya expliqué qué hacer y qué no si eres ponente de un evento, el taller de storytelling me ha dado una perspectiva que viene a completar lo que entonces expliqué.

Tuve la enorme suerte de contar con una profesora excepcional: Aurélie Salvaire. Escucharla y aprender de ella fue todo un honor (gracias Focus on Women). Y, además, estaba en un grupo pequeño y lleno de enormes emprendedores, con unos proyectos que me asombraron.

Volviendo al tema que nos ocupa. Aurélie nos explicó que lo primero a la hora de plantearnos una presentación es saber qué queremos contar y para qué queremos contarlo, es decir, el objetivo que perseguimos con ella.

Objetivo qué queremos contar y para qué

Una vez que sabemos el qué y el porqué, es el momento de responder al resto de las preguntas: cómo, cuándo, quién y a quién, y dónde. Antes de pasar al cómo, hablemos de las otras tres cuestiones.

El cuándo es importante pues no es lo mismo intervenir por la mañana, en que el auditorio está más despejado, que por la tarde, sobre todo si es después de la hora de comer. Tampoco es igual un lunes que un viernes. Cada momento requiere que nos amoldemos a él. Puede que debamos exponer de forma más amena o que admita más información. De todas formas, sea como sea, lo que no puedes es dormir a tu audiencia.

Quién suele estar decidido: tú. Y a quién es interesarte saberlo. ¿Serán tus compañeros? ¿Tus jefes? ¿Clientes? ¿Nuevos negocios? ¿Ponencia en un evento? La forma de preparar las diapositivas y tus palabras, las cosas que das o no das por sabidas e incluso el tono de discurso tienen que ser distintos, al igual que lo son tus públicos.

Respecto al dónde, tampoco es igual la sala de reuniones de la empresa, el despacho del jefe, un teatro o un auditorio. Piensa en el lugar, muévete por él si tienes oportunidad y adapta el discurso al espacio.

Y vayamos con el cómo. Tenemos que transmitir un mensaje y mejor si es solo uno (máximo tres y ya son muchos). El discurso debería comprender tres aspectos: el logos, esto es, los hechos, los datos, la parte más cerebral; el ethos, que serían las anécdotas que ejemplifican lo que queremos decir; y el pathos, que son las emociones. Dependiendo de todas las preguntas que te comentaba antes, tendrías que dar un mayor peso a una de esas partes pero sin dejar de lado las otras dos.

Mensaje - logos ethos pathos

La razón de que sea así, como seguro que sabes como oyente, es que el receptor recuerda mejor el mensaje cuando se queda con las anécdotas y los ejemplos que pongas. Aurélie decía que “after a presentation, 63% of attendees remember stories. Only 5% remember statistics” (tras una presentación, el 63% de la audiencia recuerda las historias. Solo un 5% las estadísticas).

Es obvio que en la presentación de unos presupuestos no vas a explicar lo triste que ha sido elaborarlos (si ese fuera el caso), pero sí podrías transmitir tu satisfacción o tu decepción por cómo sean estos; observa lo que he escrito: transmitir no es lo mismo que decir. Lo normal es que des más peso al logos, aunque no es necesario (de verdad que no) ahogar con datos y más datos a tu público: elije los que sean más interesantes y remite al informe que presentes para que, cuando quieran, puedan ver el resto. Ofrece, como te explicaba, ejemplos que fijen el mensaje en la audiencia.

Cuando tengas la estructura de tu discurso, piensa en una frase con fuerza para el comienzo. Puedes elegir algo del logos o del ethos: una pregunta, una anécdota, una afirmación contundente,… Ahora bien, ten cuidado porque si el inicio es muy rotundo, luego tienes que confirmar las expectativas que has generado. Evita disculparte (perdón porque no suelo hacer presentaciones en público, perdón porque estoy muy nervioso/a, etc.), empezar dando tu nombre y tu curriculum (ya lo saben), y tampoco es necesario explicar el índice de lo que vas a contar. Solo comienza tu intervención con dicha frase.

comenzar la presentación

Lo mejor para finalizar el discurso, punto que también debes tener en cuenta, es una “llamada a la acción”. Volviendo al ejemplo anterior, si los resultados han sido negativos, puedes pedir que se lleven a cabo dos o tres cambios importantes para darles la vuelta. Y si han sido positivos, lo mismo pero para continuar la tendencia. Tira de imaginación y de profesionalidad.

Y otra cosa más: procura ser breve, ya conoces el refrán. Es mejor que luego te asalten a preguntas a que ni siquiera te estén escuchando al hablar. Eso sí, tampoco es plan de hacerla tan corta que no cuentes nada. En el equilibrio está la clave.

Todas estas pautas has de adaptarlas a ti. Puede que tu temperamento sea poco dado a los chistes o a anécdotas divertidas. Olvídate de introducirlas si no te sientes cómodo con ello porque te pondrán nervioso y el resultado terminará siendo peor.

Como línea argumental, Aurélie nos recomendaba utilizar el “story to me / us / now”, es decir, empieza por lo que para ti es un problema, amplíalo al “nos afecta a nosotros en que” y termina con el “ahora vamos a”, la llamada a la acción que antes te comenté.

story me us now

A la hora de situarte en el escenario o en el punto de mira de tu audiencia, olvídate de esconderte tras un atril o una mesa, adopta una postura segura, con los pies bien apoyados en el suelo. No te acunes (ir de adelante hacia atrás) ni te muevas si no vas a alguna parte. Y si preguntas a tu audiencia, que sea porque esperas una respuesta.

Recuerda las presentaciones en las que has estado como público y coge lo que más te ha gustado de cada una, tanto en la forma de exponerlas como en su contenido; no leas las diapositivas; ofrece en ellas un resumen breve de lo que estás contando y, si te es posible, que sean muy muy visuales porque los vídeos, las fotos, los diagramas, etc., está estudiado que se fijan mejor y entran más rápido en el cerebro, pero cuidado con los gráficos porque, en ocasiones, con tal de dar toda la información, los datos ni se ven, algo que debes evitar.

Y recalco un último punto: el especialista en Comunicación es el que te dará los mejores consejos. Cuando dispones de una persona o de un departamento de Comunicación, APROVÉCHALO y evita estar dentro de ese 74% de profesionales que no recurre a él a la hora de hacer tus presentaciones. Esta es mi “llamada a la acción”.

Espero que te sea de ayuda. Mientras, ¿se te ocurre alguna otra clave para realizar buenas presentaciones? Gracias por comentar y por compartir.

María Rubio